SOMMAIRE

 

A propos du logiciel.. 4

A propos du manuel d’utilisation.. 4

Liste des fichiers de RMD.. 5

Répartition des informations dans RMD.. 6

Ouverture de la base. 7

Barre de menu.. 9

Au niveau de la page d’accueil 9

Au niveau des formats de saisie. 12

En mode utilisation directe. 13

NOMS USUELS. Erreur ! Signet non défini.

Protocole de saisie. 15

Abréviations des noms usuels à respecter.. 16

PERSONNES MORALES ET OPERATEURS. Erreur ! Signet non défini.

Format « personne morale ». 17

Ecran de saisie. 17

Protocole de saisie. 19

Format « opérateur ». 23

Schéma actuel de saisie dans RMD.. 23

Nouveau schéma de saisie avec le format « opérateur ». 24

Activation du format « opérateur ». 27

Formulaire de saisie. 27

Création d’une fiche « opérateur ». 28

PERSONNES PHYSIQUES. Erreur ! Signet non défini.

Ecran de saisie. 35

Protocole de saisie. 35

ARTISTES. Erreur ! Signet non défini.

Ecran de saisie. 40

Protocole de saisie. 40

DIFFUSION INFORMATION.. Erreur ! Signet non défini.

Ecran de saisie. 43

Ecran Lieu. 44

Protocole de saisie. 44

Ecran Manifestation / Diffuseur. 47

Protocole de saisie. 47

Ecran Information. 49

Protocole de saisie. 49

Zones communes aux trois écrans « diffusion-information ». 51


 

 

 

FORMATION – SERVICES - INDUSTRIES. Erreur ! Signet non défini.

Ecran de saisie. 53

Protocole de saisie. 53

CONTENU-FORMATION.. Erreur ! Signet non défini.

Ecran de saisie. 56

Protocole de saisie. 56

LIENS ET INDEX.. Erreur ! Signet non défini.

Les tables d’indexation.. 59

Les liens et index à partir du fichier « personnes morales et opérateurs »  60

Format de saisie « indexer ». 63

Format de saisie « lier et indexer». 64

Format de saisie : ouvrir - modifier « liens et index ». 66

Format de saisie « ajouter liens et index ». 67

Protocole de saisie. 67

INSTRUMENT.. Erreur ! Signet non défini.

Premier écran de saisie. 71

Deuxième écran de saisie : historique et documentation.. 75

Troisieme écran de saisie : description du buffet et composition.. 76

Quatrieme écran de saisie : sélectionner les éléments du clavier.. 77

Cinquieme écran de saisie. 79

REGISTRE IRMA.. Erreur ! Signet non défini.

Ouverture du fichier.. 81

Ecran de saisie. 82

Protocole de saisie. 82

Liens et Index d’une fiche IRMA.. 84

FONCTIONS DE RECHERCHE.. Erreur ! Signet non défini.

Recherche standard.. 85

Protocole de recherche. 86

Recherche sur les rubriques (« Autres critères ») 88

Protocole de recherche. 88

Possibilités multiples de recherche. 90

La recherche multicritères. 90

La recherche multi-valuée (case à cocher « N valeurs... ») 90

La recherche sur plusieurs fichiers. 90

Propagation de recherche d’un fichier à l’autre. 91

SELECTIONS. Erreur ! Signet non défini.

Enregistrement et ouverture d’une sélection.. 93

Combinaison de sélections. 94

 

EDITIONS. Erreur ! Signet non défini.

Les listes standard.. 95

Ecran. 95

Les monographies. 97

Ecran. 97

Utiliser une matrice de monographie déjà définie. 98

Créer / Modifier / Importer / Exporter des matrices. 99

Création d’une nouvelle matrice. 100

Création d’une matrice combinant plusieurs fichiers. 101

Filtres. 102

Les états semi-automatiques. 103

Ecran. 103

Utilisation. 103

Les étiquettes. 105

Formulaire automatique « etiket ». 105

Formulaire manuel 106

Paramétrage de la planche d’étiquettes. 107

Traitement de texte. 108

Création d’un modèle de courrier. 108

MODIFICATIONS ET SUPPRESSIONS. Erreur ! Signet non défini.

Modification du contenu d’une fiche. 110

Modification du nom usuel d’une fiche. 110

Modification du contenu d’une fiche (adresse, téléphone...) 110

Modification de l’indexation d’une fiche. 110

Modification d’un lien. 111

Suppression.. 112

Gestion des enquêtes. Erreur ! Signet non défini.

Accéder au menu des enquêtes. 113

Création d’une enquête. 113

Ecran de saisie. 113

Ajouter un élément du questionnaire. 115

Insertion d’une enquête. 115

Saisie des enquêtes. 115

Export des enquêtes. 117

Fonction de recherche sur les enquêtes. 118

Edition des enquêtes. 120

Paramètres et préférences. Erreur ! Signet non défini.

Paramètres. 121

Préférences. 122

Accréditations - Interventions. 123


 

Logiciel RMD - Réseau Musique et Danse

 

 

A propos du logiciel

 

Le logiciel Réseau Musique et Danse – RMD a été conçu dans le cadre de la mission d’information au public confiée aux associations régionales et délégations départementales.

 

A l’échelle d’une région, ce système de description correspond à un usage collectif d’un groupe de gestionnaires de l’information culturelle.

 

RMD permet une mutualisation de l’information collectée par les membres du réseau (ARDMC, ADDMC, conseils généraux, associations thématiques spécialisées...) avec l’adoption d’une nomenclature commune limitée initialement aux domaines de la musique et de la danse et aujourd’hui étendue à l’ensemble du spectacle vivant.

 

Le logiciel a été développé par Jean-Luc Constanty (société MATRICIEL) sous 4ème Dimension, pour une utilisation monoposte ou serveur, en environnement MACINTOSH ou WINDOWS.

 

 

 

 

 

A propos du manuel d’utilisation

 

Le présent document est une mise à jour du manuel d’utilisation de mars 2001. Il tient compte des évolutions du logiciel RMD. Il a été réalisé dans un objectif d’aide à l’utilisateur pour une gestion de l’information relationnelle sur cette application.

 

Ce manuel a été établi sur la version 6.01 de RMD. Il est amené à être régulièrement mis à jour en fonction des développements du logiciel.

 

Dans une perspective d’homogénéisation des informations mémorisées, il est impératif de respecter les normes de saisie préconisées par la dernière version de ce manuel.

 

Ce manuel ne peut en aucun cas se substituer à une formation sur l’application informatique ainsi qu’à une bonne connaissance du milieu musical et chorégraphique et de sa nomenclature (Cf. nomenclature du Réseau Musique et Danse).


Liste des fichiers de RMD

 

En Version MACINTOSH

Programme Monoposte

-          rmd_v601_mono

-          Dossier « médias »

-          Dossier « Rmd_anx »

-          Dossier « Rmd_np »

-          Dossier « Rmd_write »

-          Dossier « Rmd_listes »

-          Dossier « Rmd_part »

-          Dossier « Rmd_web »

-          Dossier «  Rmd_stat »

-          Dossier « Mac4DX »
(4Dopen.4DX+4Dwrite6.5.6(PPC)+
ACI_PACK.4DX+Mac2PC.4FI+PC2Mac.4FI) 

Programme Multiposte

-          rmd_v601_serveur

-          Dossier « Mac4DX »
(4Dopen.4DX+4Dwrite6.5.6(PPC)+
ACI_PACK.4DX+Mac2PC.4FI+PC2Mac.4FI) 

Base de données

-      fichier « .data »

 

En Version WINDOWS

Programme Monoposte

-          rmd_v601mono.4dc

-          rmd_v601mono.exe

-          rmd_v601mono.rsr

-          Qtdp32.dll

-          Asiport.rsr

-          Asintppc.dll

-          Asifont.map

-          Asifont.fon

-          Dossier « médias »

-          Dossier « Rrmd_anx »

-          Dossier « Rmd_np »

-          Dossier « Rmd_write »

-          Dossier « Rmd_listes »

-          Dossier « Rmd_part »

-          Dossier « Rmd_web »

-          Dossier «  Rmd_stat »

-          Dossier «  Win4DX »
(4Dopenfor4D.4dx+ 4Dopenfor4d.rsr + 4Dwrite65.4dx + 4Dwrite65.rsr + ACI_pack.4dx + ACI_pack.rsr + Mac2PC.4FI + PC2Mac.4FI)

Programme Multiposte

-          rmd_v601_serv.4dc

-          rmd_v601_serv.cmp

-          rmd_v601_serv.rsr

-          Dossier «  Win4DX »
(4Dopenfor4D.4dx+ 4Dopenfor4d.rsr + 4Dwrite65.4dx + 4Dwrite65.rsr + ACI_pack.4dx + ACI_pack.rsr + Mac2PC.4FI + PC2Mac.4FI)

Base de données

       -     fichier.4DD + fichier.4DR


Répartition des informations dans RMD

 

 


Ouverture de la base

 

1 - Ouvrir l’application RMD :

 

- En version monoposte :

 

Cliquer deux fois sur l’icône

 

- En version serveur / client :

- Lancer le programme « 4D Server » sur le poste serveur

- Lancer le programme « 4D Client » sur le poste client

- Sélectionner l’application serveur « Rmd_v601_serveur »

 

2 - Entrer votre nom d’utilisateur ainsi que votre mot de passe :

 

 

3 - Cliquer sur « Connexion » ou taper sur la touche « Entrée »

 

NB : Si vous disposez de plusieurs fichiers de données, maintenez la touche « Alt » enfoncée et cliquer simultanément sur « Connexion » pour sélectionner un fichier

 

4 – Choisir l’activité ou le fichier sur lequel vous souhaitez travailler :

le dialogue d’ouverture intègre la liste des activités afin d’offrir une sélection plus simple du fichier à ouvrir 

 

Le format liste du fichier que vous avez sélectionné apparaît (ici fichier des Artistes) :

 

 

Fonction des boutons

 

Tout montrer (dans le fichier principal)

Effectuer une recherche

Garder les fiches sélectionnées dans une nouvelle sélection

Garder les fiches non sélectionnées dans une nouvelle sélection

Mémoriser comme liste figée / Rappeler une liste figée (conservée le temps de la session)

Changer de fichier principal (sélection d’une activité, propagation des liens, etc.)

Trier sur le nom usuel

Imprimer une liste standard

Générer une monographie avec le texteur (4D Write)

Modifier les enregistrements

Ajouter un enregistrement

Fermer la fenêtre


Barre de menu

 

I. En mode menus créés (versions monoposte et multi-utilisateurs)

 

 

Au niveau de la page d’accueil

 

 

 

Menu Fichier

 

·      Ouvrir
Accès aux données

·      Recherche simplifiée
Permet de lancer la procédure habituelle d’ouverture, mais le dialogue de recherche est simplifié

·      Validation des questionnaires
Fonction réservée aux administrateurs
Intégration vers le serveur des questionnaires des sites distants

·      Transférer vers un serveur
Fonction réservée aux administrateurs
Intégration vers le serveur des données des sites distants

·      Changer d’accréditation
Changement d’identification de l’utilisateur sans quitter la base

·      Paramètres et préférences
Paramétrage des préférences de l’utilisateur. (enregistrées dans le répertoire « Rmd_anx »)

·      Quitter
Quitter l’application RMD

 

Menu Edition

 

 

·      Afficher le presse-papiers
Visualisation des dernières informations copiées

 

 


Menu Exporter

 

·      Extraire les nomenclatures
Exportation des nomenclatures de la base de données vers un fichier informatique au format ASCII

·      Archiver la base de données
Extraction des données (utile en cas de data endommagé ou pour une sauvegarde compactée)

·      Archiver le minimum
Extraction des données sans les nomenclatures

·      Export pour la base globale
Fonction réservée aux administrateurs
Extraction du data régional pour le serveur de l’administration nationale

·      Export données intérêt général
Fonction réservée à l’administrateur national
Extraction des données d’intérêt général de la base

·      Export vers RMD Partenaire
Extraction des données pour RMD Partenaire

·      Export vers RMD Web
Extraction des données au format SQL pour RMD WEB

 

Menu Importer

 

·      Importer les nomenclatures

     Intégration des nomenclatures dans la base de données

·      Relire une archive complète
Relecture d’un fichier de données archivé à
partir d’une base de données vierge

·      Relire une archive minimale
Relecture d’un fichier de données archivé sans nomenclature à partir d’une base de données vierge

·      Ajouter à la base globale
Fonction réservée à l’administrateur national
Intégration dans la base du serveur national d’un data régional

·      MàJ (mise à jour) données d’intérêt général
Fonction réservée aux administrateurs
Intégration dans la base régionale des données d’intérêt général transmises par l’administrateur  national

 


Menu Utilitaires

·      Indicer les nomenclatures
Fonction réservée aux administrateurs
Marquage de la hiérarchie dans la nomenclature (à  utiliser lors d’une fusion de données régionale en cas de changement de nomenclature

·      Refaire les listes
Réinitialisation des listes hiérarchiques des nomenclatures.

·      Supprimer les cessations
Fonction réservée aux administrateurs
Suppression des fiches marquées en cessation après choix d’une date de marquage de la cessation

·      Nettoyage de la base
Fonction réservée aux administrateurs
Suppression automatique des fiches « liens et index » n’ayant plus de lien avec une structure ou une personne physique

·      Fixer l’implantation principale
Fonction réservée aux administrateurs
Marque la rubrique « Implantation principale » sur toutes les fiches « Personnes morales et opérateurs » et les fichiers d’activités avec la première implantation renseignée

 

Menu Aide

Affiche l’aide de 4ème Dimension
(pour les équipements possédant les licences 4D Client/Serveur)

 

·      A propos de RMD
Un accès direct au forum des utilisateurs du réseau est possible via le bouton « Forum des Utilisateurs RMD »


Au niveau des formats de saisie

 

Menu Sélection

·      Figer la liste courante
Garde provisoirement en mémoire une sélection (le temps de la session)

·      Garde fiches sélectionnées
Création d’une liste de fiches sélectionnées

·      Garde fiches non sélectionnées
Création d’une liste où sont exclues les fiches sélectionnées

·      Montrer les dernières
Affichage des vingt dernières fiches créées ou modifiées

·      Tout montrer
Affichage de la totalité des fiches du fichier

·      Chercher
Action de recherche par les indexations ou par les valeurs contenues dans les rubriques

·      Chercher par l’historique
Action de recherche relative à l’historique des fiches

·      Chercher par les enquêtes
Action de recherche relative aux enquêtes définies sur les fiches ou aux données contenues dans ces enquêtes

·      Faire la liste complémentaire

     Affichage de toutes les fiches en excluant celles de la liste courante

·      Tri usuel
Tri sur le nom usuel (par ordre alphabétique)

·      Tri multicritères
Tri possible sur n’importe quelle rubrique

·      Nommer la sélection
Mémorisation d’une liste de fiches dans un fichier. Le fichier résultat est stocké dans le répertoire « RMD_listes »

·      Nommer la sélection sous
Mémorisation d’une liste de fiches dans un fichier. L’utilisateur choisit l’emplacement de l’enregistrement du fichier sur le disque dur

·      Ouvrir une sélection
Ouverture d’une sélection gardée en mémoire

·      Combiner les sélections
Croisement de plusieurs sélections gardées en mémoire


Menu Documents

·      Analyse des indexations
Outil de contrôle des indexations d’une fiche

·      Liste standard
Edition d’un format standard avec choix des indexations

·      Monographie
Edition de listes à paramétrer permettant d’intégrer tous les liens et toutes les rubriques d’une fiche

·      Etat
Edition sous forme de tableaux

·      Etiquettes
Edition d’étiquettes à l’aide de formulaire automatiques ou paramétrables manuellement

·      E-mailing
Envoi groupé d’un e-mail à la sélection de fiches de la liste courante (sous réserve que le logiciel de messagerie soit actif sur le poste et que les adresses saisies dans la rubrique e-mail soient correctes)

·      Graphe
Edition d’un graphe paramétrable

·      Traitement de texte
Accès au logiciel 4D Write. Edition de courrier et publipostage

 

Menu Outils

·      Indexer la liste courante
Indexation simultanée et identique des fiches de la liste courante

·      Effacer la liste courante
Fonction réservée aux administrateurs. Effacement simultané des fiches sélectionnées dans la liste courante

·      Gestion des enquêtes
Ouverture de la fenêtre de gestion des enquêtes

·      Fichier Cartes & Données
Création d’un fichier contenant les données souhaitées, exploitable par le logiciel de cartographie « Cartes et Données »

·      Cartographier
Ouverture du logiciel « Cartes et Données »

·      Importer / Exporter
Import et export de fichiers de données des fiches sélectionnées (format ASCII)

 

Menu Spécial

·      Taches de fonds en cours
Visualisation du travail effectué en tâches de fonds

·      Derniers critères de recherche
Affichage des critères de la dernière recherche effectuée

Menu Aide

Affiche l’aide de 4ème Dimension (pour les équipements possédant les licences 4D Client/Serveur)

 

En mode utilisation directe

NB : (uniquement pour les versions multi-utilisateurs en code d’entrée « administrateur »)

 

Le mode « Utilisation directe » permet d’intervenir sur les fichiers (variation d’intitulés et de codes, remodelage de données, paramétrage des nomenclatures implantations, mots-clés et nomenclature rmd partenaire / rmd web)

 

 

Depuis la page d’accueil, mettre en plein écran la fenêtre RMD et la réduire.

Vous obtenez l’écran ci-dessous :

 

 

Positionnez la souris sur la fenêtre

Appuyez alors sur les touches : Alt+ F4 (PC) / Alt+ f (Mac)

Se référer ensuite au manuel de RMD « utilisation directe »


 

Noms usuels

 

 

Les noms usuels servent à :

-         Réaliser les liens,

-         Effectuer les recherches,

-         Gérer les homonymes.

 

 

 

Protocole de saisie

 

Dans la perspective d’une saisie homogène des informations, il est capital de respecter les règles de saisie des noms usuels.

 

En priorité : des abréviations sans séparateurs (points, barres de fraction, tirets...) et sans espaces

Exemple : ADDM 71

Exceptions : les noms patronymiques composés ainsi que les prénoms composés conservent les tirets

Exemple : DUPOND-DURAND JEAN-PAUL

 

Afin de faciliter la recherche, la gestion des doublons, le tri par ordre alphabétique ne pas saisir les articles (le, la, les, l’, los, the...) et tous les mots de liaisons (de, dans, des…) à l’initiale et dans tout le nom usuel.

 

Exceptions : conservent les articles et les prépositions :

            - les noms de personnes physiques : LE GRAND JEAN 

            - les noms de communes : LES SABLES D’OLONNE

            - les noms de structures contenant des noms propres : LYCEE STE JEANNE D’ARC

 

Pour les homonymes : faire suivre le nom usuel d’une caractéristique entre parenthèses

Exemple :         CH CLAIR MATIN (TOULON) / CH CLAIR MATIN (NICE)

                        MAIRIE PLOUHINEC (29) / MAIRIE PLOUHINEC (56)

(enlever cette caractéristique dans le nom complet)

 

Pour les structures ou services dépendant d’une structure : faire suivre le nom de la structure principale par le nom du service ou de la structure dépendante

Exemple :                       MAIRIE LYON (SCE AFF CULT)

                                 MUSEE LOUVRE (AUDITORIUM)


Abréviations des noms usuels à respecter

Toutes les abréviations ont été inscrites dans la table d’autorité

ACJ

A cœur joie

AFF

Affaires

AFR

Association des familles rurales de...

ASSO

Association

BDR

Bouches-du-Rhône

BIB

Bibliothèque de...

BF

Batterie-fanfare

BULL

Bulletin

CC

Centre culturel de...

CDT

Comité départemental de tourisme de...

CE

Comité d’entreprise

CH

Chorale

CHAM

Classe à horaires aménagés

CID

Centre d’information et/ou de documentation de...

CIE

Compagnie

CNR

Conservatoire national de région de...

COF

Comité des fêtes de...

COM

Communication

CONC

Concours

CRT

Comité régional de tourisme de...

CS

Centre social de...

CSC

Centre socio-culturel de...

CULT

Culturel

DEV

Développement

DIR

Direction

DPT

Département / départemental

ED

Ecole de danse + cours privé

EDM

Ecole départementale de musique et de danse de...

EI

Ensemble instrumental

EM

Ecole de musique de...+ Ecole municipale de musique de...+ cours de musique de...

END

Ecole nationale de danse de...

ENM

Ecole nationale de musique et/ou de danse de...

ETS

Etablissement

EV

Ensemble vocal

FEST

Festival

INFO

Information

INT

International

LR

Local de répétition

MAIRIE

Mairie de...

MATERNELLE

Ecole maternelle

MCL

Maison de la culture et des loisirs de...

MJC

Maison des jeunes de la culture de...

MPT

Maison pour tous de...

OT

Office de tourisme de...

PACA

Provence-Alpes-Côte d’Azur

PIJ

Point info jeunesse de...

PHIL

Philarmonie / philarmonique

PRIMAIRE

Ecole primaire

PRO

Professionnel

PROD

Production

SCE

Service

SCE AFF CULT

Service des affaires culturelles de...

SF

Salle des fêtes de...

SONO

Sonorisation

SP

Salle polyvalente de...

SR

Studio de répétition (danse)

SOUSDIR

Sous-direction

ST / STE

Saint/sainte

STUDIO

Studio d’enregistrement

TRAD

Traditionnel


Personnes morales et opérateurs

 

Format « personne morale »

 

On entend par personne morale tout organisme ayant un statut juridique.

 

On entrera également en fiche « personne morale » les artistes se produisant sur scène en nom propre au même titre qu’un groupe  (Exemple : Jacques HIGELIN). On pourra joindre à cette fiche des personnes physiques (un manager, un attaché de presse, des musiciens, etc.)

 

 

Saisie : cliquer sur le bouton  (ajouter enregistrement) en haut à droite de l’écran.

 

Modification / suppression : double-cliquer sur la fiche choisie.

Cliquer ici pour sélectionner un nom usuel de la table d’autorité

 
 


Ecran de saisie

 



Protocole de saisie

 

Nom usuel :

Voir chapitre

Nom usuel. Le protocole de saisie est à respecter impérativement

Automatisme

Majuscules automatiques

 

Les noms de villes sont à saisir en entier

Exemple : « MAIRIE LE MANS » ; "MAIRIE LES SABLES D’OLONES"

 

Pour les homonymes : faire suivre le nom usuel d’une caractéristique entre parenthèses

 

Exemple : MAIRIE PLOUHINEC (29) / MAIRIE PLOUHINEC (56)

 

(enlever cette caractéristique dans le nom complet)

 

Nom complet :

Nature

Déclinaison de l’abréviation de la personne morale. Mettre l’abréviation entre parenthèse. Cet intitulé sera édité sur une étiquette ou une liste.

Exemple 

FONDS POUR LA CREATION MUSICALES (FCM)

Automatisme

Intégration automatique du nom usuel dans cette rubrique et possibilité de le remodeler si nécessaire

 

Pour les mairies : ne pas reporter le nom de la ville pour cause de répétition lors des éditions des étiquettes 

Exemple

sans enlever le nom de la ville :         en enlevant le nom de la ville :

 

 

Mairie de Dijon                                   Mairie

 

 

Place de l’Hôtel de ville                       Place de l’Hôtel de ville

 

 

21000 Dijon                                        21000 Dijon

 

 

En-tête standard :

Nature 

Valeur par défaut de la formule politesse qui pourra être utilisée si aucun destinataire des courriers de la personne morale n’a été déclaré

 

Exemple : Madame, Monsieur le Directeur - Madame, Monsieur le Maire...

 

Il est possible d’ajouter des valeurs dans sa propre table

Automatisme 

Cliquer deux fois sur la boite grisée pour ouvrir une liste de valeurs.

 

Cliquer deux fois sur la valeur souhaitée pour qu’elle soit inscrite automatiquement sur votre fiche

 

Commande réservée aux administrateurs régionaux :

 

- la commande « Modifier » vous permet de modifier une valeur déjà entrée

 

- la commande « Ajouter » vous permet d’ajouter une nouvelle valeur

 

Adresse :

Nature 

Champ texte

 

Eviter les sauts de ligne (penser à l’édition)

 

            ex. : 5 avenue de la Renaissance

                    Les Rosiers - Bât.A3 - Porte B

 

- pas de virgule séparant le numéro et la voie ni de majuscule à l’initiale du nom de la voie, sauf si aucun numéro n’est précisé

- pour les personnes morales dont l’adresse est celle d’une personne physique : ne pas mentionner « chez », ni « c/o », le lien avec la personne physique destinataire permet à l’édition de faire figurer le nom de cette personne

Code postal :

Nature 

Rubrique de 5 caractères (ex : 13100)

 

Possibilité de saisir des codes postaux étrangers (ex : BE- 1000)

 

Ville :

Automatisme 

Majuscules automatiques

 

Intégration de la ville selon le code postal saisi. Possibilité de remodelage.

 

En cas de remodelage, mettre des séparateurs (exemple : AIX-EN-PROVENCE

 

Cedex/pays :

Automatisme 

Majuscules automatiques

 

Saisir CEDEX 1/ ou saisir le nom du pays

 

Téléphone (2 champs) / Télécopie (2 champs) / Mobile

Automatisme 

Numérotation française = Automatisme pour les séparateurs (.) :

Exemple 

0442377800 devient automatiquement 04.42.37.78.00.

Numérotation étrangère : il n’y a pas d’automatisme puisque les

numérotations varient selon les pays

 

Email + Web + Répondeur vocal + Serveur minitel

Forme juridique :

Automatisme 

Cliquer deux fois sur la boite grisée pour ouvrir une liste de valeurs et sélectionner ensuite la valeur souhaitée.

 

Commande réservée aux administrateurs régionaux :

 

- la commande « Modifier » vous permet de modifier une valeur déjà entrée

 

- la commande « Ajouter » vous permet d’ajouter une nouvelle valeur

 

Date de création : indiquer seulement l’année

 

Siret :

Automatisme 

Champ numérique. Intégration automatique de séparateurs

Exemple

39171897000026 devient automatiquement 391-718-970-00026.

APE/NAF

Intérêt général : Boîte à cocher lors de la saisie des fiches susceptibles d’enrichir une base nationale d’intérêt général : Les fiches cochées « ig » seront partagées et communes à toutes les structures du réseau. Exemple : agréments de l’Etat, fédérations...

 

Personnel artistique :

Nature

Rubrique numérique = nombre d’artistes (Ex. : nombre de musiciens…)

 

Personnel technique :

Nature

Rubrique numérique = nombre de techniciens (éclairagiste, régisseur, etc.)

 

Personnel administratif :

Nature

Rubrique numérique = nombre de personnels administratifs (attaché de presse, directeur administratif, etc.)

 


Effectif total :

Nature 

Somme des trois rubriques précédentes.

Audience (volume) :

Nature 

« Public potentiel » d’une personne morale ou population d’une ville (pour une mairie par exemple)

 

N° de licence :

Nature 

Champ alphanumérique ; concerne les entrepreneurs du spectacle.

 

Date d’actualisation :

Nature 

Champ au format date

Cette rubrique marque la date de l’actualisation complète de la fiche

 

Commentaires :

Nature 

Cliquer sur l’onglet «  Commentaires »

 

Champ texte. Cette rubrique est automatiquement renvoyée sur RMD Partenaire et RMD Web

Automatisme 

En cliquant sur la boîte grisée, vous pouvez accéder à des zones de pré-remplissage relatives à un certain type d’organisme. Ces rubriques sont remodelables

 

Cliquer deux fois sur la valeur souhaitée pour qu’elle soit inscrite automatiquement sur votre fiche

 

Commande réservée aux administrateurs régionaux

 

- la commande « Modifier » vous permet de modifier une valeur déjà entrée

 

- la commande « Ajouter » vous permet d’ajouter une nouvelle valeur

 

Notes internes :

Nature 

Cliquer sur l’onglet «  Commentaires »

Champ texte. Cette rubrique est destinée à insérer des informations complémentaires à la rubrique « Commentaires » mais pour un usage interne aux membres du réseau

Automatisme 

En cliquant sur la boîte grisée, vous pouvez accéder à des zones de pré-remplissage relatives à un certain type d’organisme. Ces rubriques sont remodelables

 

Cliquer deux fois sur la valeur souhaitée pour qu’elle soit inscrite automatiquement sur votre fiche

 

Commande réservée aux administrateurs régionaux:

 

- la commande « Modifier » vous permet de modifier une valeur déjà entrée

 

- la commande « Ajouter » vous permet d’ajouter une nouvelle valeur

 

Onglet « Mémo privé » :

Nature

Cliquer sur l’onglet «  Mémo privé »

Un espace de saisie différencié selon le (code) utilisateur est proposé dans le fichier des personnes morales. C’est un document au format traitement de texte (4D Write) qui sera enregistré par défaut dans le répertoire « Rmd_np » et ouvert automatiquement. Il permet d’enregistrer des fichiers contenant textes et images


Onglet Multimédia :

Nature

L’onglet «  Multimédia » donne accès à un tableau qui permet de joindre (ou de retirer) dans une liste des fichiers multimédia

Les fichiers multimédia liés ne sont pas inclus à la base de données de manière

à ne pas l’alourdir. La base de données contient uniquement le nom et l’adresse des

éléments joints (URL). Tous les fichiers joints seront copiés dans le répertoire « médias ». Différents types de fichiers sont joignables avec des formats prédéfinis : images (gif, jpg, jpeg, png), sons (mp3), vidéos (mov, vob) ainsi que d’autres types

de documents (pdf, rtf, xml, htm, html)

L’exploitation des fichiers multimédia joints depuis RMD sera possible sur l’application RMD Web (visualisation des éléments, téléchargement…).

RMD permet en sélectionnant un élément dans la liste des médias d’ouvrir les fichiers joints dans le logiciel correspondant à leur type : navigateur pour les fichiers HTML, etc.

Particularité sous Windows : les chemins d’accès aux logiciels doivent être connus.

RMD demandera donc de localiser le logiciel associé au fichier à ouvrir.

Particularité sous MacOS : l’ouverture est automatique sous réserve que le logiciel ne soit pas unique pour un type de média, auquel cas, une fenêtre affichée par le Finder vous proposera un choix.

 

Onglet « Données et Stat. »

Voir chapitre « Gestion des enquêtes »

 

 

Les Fonctions "Boutons"

Lier & Indexer

Accès à un dialogue permettant de lier cette fiche à une autre (existante ou à créer) et de poser des indexations partagées entre plusieurs fiches

Indexer

Accès à un format ne permettant que la saisie d’un index sans lien avec une autre fiche (utile pour l’indexation de la nature d’une personne)


Format « opérateur »

 

NB : La mise en œuvre et l’activation de ce niveau opérateur est une option dans RMD, qui s’active dans les préférences « utilisateur » (voir chapitre « Paramètres et préférences)

 

Le format « Opérateur » (pour opérateur culturel) est intégré dans le fichier « Personnes morales et opérateurs ». Il propose un niveau d’information complémentaire entre le fichier des « Personnes morales » (au sens strict) et les fichiers activités (« Artistes », « Diffusion Information », « Formation Services Industries » et « Contenu Formation »)

 

Une fiche « opérateur culturel » correspond à un regroupement d’activités décidé par l’utilisateur

 

Exemple d’utilisation possible :

 

Une mairie gère un lieu culturel qui comporte deux activités : diffusion dans deux salles différentes et répétition dans un studio intégré au lieu

 

 

Schéma actuel de saisie dans RMD

 

Fichier PM & Assimilée :
Fiche Mairie

Fichier D/I : Lieu (Grande salle)

Fichier D/I : Lieu (Petite salle)

Fichier FSI: Studio Répétition

 

 

Nouveau schéma de saisie avec le format « opérateur »

 

On décline toutes les activités du lieu en créant une fiche « Opérateur ». Pour cela, un lien entre la fiche D/I et cette nouvelle fiche « opérateur » dans le fichier « Personnes morales et opérateurs » sera généré avec recopie de toutes les informations déjà inscrites.

 

Fichier PM & Opérateur :

Mairie (format « personne morale »)

Fichier PM & Opérateur :

Lieu (format « opérateur »)

Fichier D/I : Lieu (Grande salle)

Fichier D/I : Lieu (Petite salle)

Fichier FSI: Studio Répétition

 


Activation du format « opérateur »

 

Sélectionner le menu « Paramètres et préférences » (menu fichier de la page d’accueil).

Cocher la boîte « Activer la gestion du niveau opérateur »

 

Important : Cette fonction est réservée à l’administrateur. L’activation du niveau « opérateur » se fait obligatoirement par l’administrateur après une fusion régionale et sur tous les opérateurs de la base régionale.

 

 

Le fichier principal « Personnes morales et opérateurs » héberge deux formats en relation hiérarchique :

-         Personnes morales

-         Opérateurs

 

Formulaire de saisie

 

Format de la fiche

Le fichier « Personnes morales et opérateurs » intègre deux formats différents :

 

A l’intérieur du fichier « Personnes morales et opérateurs » :

-         une fiche Personne Morale est préfixée : Pers.Morale

-         une fiche Opérateur est préfixée : Op.Culturel


Création d’une fiche « opérateur »

 

Pour créer un opérateur, on distingue deux cas :

 

A) On créé directement une fiche « Opérateur culturel » depuis le fichier « Personnes morales et opérateurs »

Sélectionner le bouton  (ajouter enregistrement) depuis le menu liste.

 

Indiquer en premier lieu le format de la fiche :

 

 

Le champ « Forme juridique » n’apparaît plus

Le fonctionnement et le protocole de saisie reste inchangé par rapport au format « Personnes morales »

 

Important : les deux formats « personnes morales » et « opérateurs » appartiennent au même fichier

Au niveau des indexations des fiches, une fiche au format « opérateur » sera préfixée « Op. culturel », une fiche « Personne morale » sera préfixée « Pers. morale »


B) Une fiche « Personne Morale » peut gérer un (ou plusieurs) opérateur(s)

 

En reprenant l’exemple d’utilisation précédant, la fiche « personne morale » « MAIRIE XX » gère un théâtre en régie directe. Ouvrir la fiche « MAIRIE XX ». Sélectionner depuis le menu « Spécial » « Créer un opérateur culturel »

 

 

Le lien d’indexation entre la fiche « personne morale » « MARIE XX » et la fiche « opérateur » « THEATRE MUN XX » est effectuée à l’intérieur du même fichier

 

 

La table « Index collectif » peut servir à marquer la nature de la liaison entre les deux fiches. Dans ce cadre, la nomenclature des « Index collectif » sera amenée à évoluer


RMD créé la fiche « THEATRE MUN XX » à partir de laquelle on va lier et indexer les fiches activités (via le bouton « Lier et indexer »)

 

 

Si on double clique ensuite sur la fiche « personne morale » « MAIRIE XX », on visualise uniquement la liaison avec la fiche « opérateur » « THEATRE MUN XX » et non avec les fiches « Activités » du théâtre

 


C) On souhaite décliner une fiche appartenant à un fichier « activité » en fiche « opérateur »

 

Exemple : on souhaite créer une fiche « opérateur » à partir de la fiche « CNR LYON » du fichier « Formation-Services-Industries »

 

Ouvrir la fiche « CNR LYON »

 

 

Sélectionner dans le menu « Spécial » la fonction « Créer un opérateur culturel »

 

Création d’un opérateur basé sur :

Affichage de la fiche « opérateur » qui sera reportée dans le fichier « Personnes morales et opérateurs »

 

Sélection des liens à transférer sous l’opérateur :

Toutes les liaisons existantes sont insérées

L’utilisateur choisi les liens qui seront à transférer sur la fiche « Opérateur »

 

Affichage du nom usuel de la fiche « Personne morale » et de la fiche « opérateur »

Par défaut le nom usuel de la fiche « opérateur » est préfixé « OC_ »

L’utilisateur est libre de le modifier

 

Nature du lien entre la fiche « personne morale » et la fiche « opérateur »

La table « Index collectif » sert à identifier la nature du lien (propriétaire, gestionnaire…) entre la fiche personne morale (dans l’exemple la mairie de Lyon et la fiche opérateur (CNR LYON)

Toutes les informations sont copiées depuis la fiche « personne morale » sur la fiche « opérateur ». Les liens sélectionnés sont transférés


D) Recherche sur les formats « opérateurs » et « personnes morales »

 

Le bouton  présent uniquement sur le fichier « Personnes morales et opérateurs » permet à l’intérieur du fichier « Personnes morales et opérateurs » de faire une recherche sur le « type » de la fiche

 

Dans le système mis en place, une fiche « personne morale » a par défaut un statut « opérateur »

Ce « double statut » initial est perdu si on déclare une fiche « opérateur » sur la fiche « personne morale »

 

Le bouton  donne accès à un menu déroulant :

 

 

 

 

Toutes les fiches                                      Affichage de toutes les fiches

 

Personne morale                                      Filtre sur les fiches « personnes morales »

                                                                  (toutes les fiches exceptées les fiches « opérateurs exclusivement »)

 

Opérateur culturel                                   Filtre sur les fiches « opérateurs culturels »

(toutes les fiches exceptées les fiches « personnes morales exclusivement »)

 

Personne morale exclusivement             Filtre sur les fiches « personnes morales exclusivement »

(toutes les fiches « personnes morales » sur lesquelles ont été créées des fiches « opérateurs »)

 

Opérateur culturel exclusivement           Filtre sur les fiches « opérateurs culturels exclusivement »

(toutes les fiches « opérateurs » excepté les fiches « personnes morales » qui ont un double statut)

 

Double statut                                            Filtre sur les fiches qui ont un double statut

                                                                  Par défaut, ce sont toutes les fiches exceptées les fiches « personnes morales exclusivement » et « opérateurs culturels exclusivement »


Personnes physiques

 

Ecran de saisie

Protocole de saisie

 

Nom usuel :

Nature :

Nom courant d’une personne physique. Cet intitulé servira à réaliser les liens et effectuer les recherches. Il permet également la gestion des homonymes

Automatisme :

Majuscules automatiques

Avertissement :

Saisie du patronyme suivi du prénom :

 

Ex. DUPONT PIERRE

Pour les homonymes, faire suivre le nom usuel d’une caractéristique entre parenthèses :

Ex. : DUPONT PIERRE (ELU GAP). DUPONT PIERRE (CHEF CHŒUR DIJON)

Enlever cette caractéristique dans le nom complet

 

Nom (Patronyme) - Prénom :

Automatisme :

Les rubriques « nom » et « prénom » se remplissent d’elles-mêmes selon le nom usuel indiqué

Avertissement :

L’automatisme ne prend pas en compte les accents des prénoms : à rajouter manuellement. Attention également aux noms composés ou à particules

Entête courrier :

Nature :

 

Exemple 

 

Exemple :

La 1ère zone sera inscrite sur les étiquettes et les courriers que vous souhaitez envoyer

Madame Jeanne Durand

La seconde zone sera utilisée pour les courriers :

Madame la Ministre

Automatisme :

 

 

 

Exemple 

Une liste de valeurs vous est proposée en cliquant sur la boîte grisée.

Automatiquement, la valeur sélectionnée s’inscrit également dans la rubrique « fonction-titre ». Vous pouvez compléter manuellement la fonction :

en tête de courrier : Monsieur le Maire

Fonction titre : Maire

Avertissement :

Le titre usuel indiqué dans cette zone est une valeur par défaut

La mention d’un titre sur une fiche personne physique implique que celui-ci est porté « à vie » par la personne. C’est uniquement le cas des religieux et de certaines fonctions politiques (ministre, Président de la République...)

De plus, comme une même personne peut présenter plusieurs fonctions selon ses liens avec des fiches personnes morales ou activités, il est vivement recommandé d’indiquer le titre dans le champ « titre usuel » des fiches liens et index (voir chapitre des liens et index)

 

Adresse :

Nature :

Adresse personnelle de la personne physique (saisie non obligatoire)

Automatisme ::

Si cette rubrique n’est pas saisie, l’adresse de la personne morale liée (et déclarée comme adresse professionnelle) sera prise automatiquement en compte

 

Code postal :

Nature :

Rubrique de 5 caractères (ex. : 13100)

Possibilité de saisir des codes postaux étrangers (ex : B 1000)

 

Ville :

Automatisme :

Majuscules automatiques.

Intégration de la ville selon le code postal saisi. Possibilité de remodelage.

Avertissement :

En cas de remodelage, mettre des séparateurs : ex. Haute-Normandie

 

Cedex / Pays

Automatisme :

Majuscules automatiques.

Avertissement :

Saisir CEDEX 1 ou saisir le nom du pays avec code postal (ex. CH 1204 SUISSE).

 

Téléphone (2 champs) / Télécopie (2 champs) / Mobile

Automatisme :

Numérotation française = Automatisme pour les séparateurs (.) :

ex : 0442377800 devient automatiquement 04.42.37.78.00.

Numérotation étrangère : il n’y a pas d’automatisme puisque les numérotations varient selon les pays.

Email              Zone réservée pour la messagerie électronique.

 

Fonctions titres

Nature :

Champs texte. Titre protocolaire de la personne physique. Rubrique éditée automatiquement sur les étiquettes, courriers et listes.

Avertissement :

La fonction - titre indiquée dans cette zone est une valeur par défaut.

Préférer les séparateurs (-) entre deux fonctions aux sauts de ligne dans cette rubrique (penser à l’édition d’étiquettes et à leur paramétrage).

Préférer la saisie de la fonction d’une personne dans le fichier lien et index car à l’édition la fonction titre saisie ici sera prioritaire.

En effet, une même personne peut présenter plusieurs fonctions selon ses liens avec des fiches personnes morales ou activités, il est vivement recommandé d’indiquer le titre dans le champ « fonction-titre de ce lien » des fiches liens et index. (voir chapitre des liens et index)

 

Adresse confidentielle

Nature :

Rubrique à cocher pour que l’adresse de la personne physique n’apparaisse pas lors des éditions

 

Intermittent

Nature :

Rubrique à cocher si la personne physique est intermittente du spectacle

 

Facteur décédé

Nature :

Pour les facteurs d’orgue liés à une fiche « orgue » uniquement

Automatisme :

Filtre à l’édition

 

N° de licence

Nature :

N° d’entrepreneur du spectacle

 

Date d’actualisation :

Nature :

Champ au format date

Cette rubrique marque la date de l’actualisation complète de la fiche

 

Commentaires :

Nature :

Cliquer sur l’onglet «  Commentaires »

 

Champ texte

Automatisme :

En cliquant sur la boîte grisée, vous pouvez accéder à des zones de pré-remplissage relatives à un certain type d’organisme. Ces rubriques sont remodelables

 

Cliquer deux fois sur la valeur souhaitée pour qu’elle soit inscrite automatiquement sur votre fiche

 

Commande réservée aux administrateurs régionaux:

 

- la commande « Modifier » vous permet de modifier une valeur déjà entrée

 

- la commande « Ajouter » vous permet d’ajouter une nouvelle valeur

 


Notes internes :

Nature :

Cliquer sur l’onglet «  Commentaires »

Champ texte

Zone texte venant en complément de la zone « Commentaires » : précisions sur les activités de la personne physique, notes diverses…

Avertissement :

Attention à la CNIL. Ne pas faire mention des appartenances politiques, religieuses des personnes recensées

 

Automatisme :

En cliquant sur la boîte grisée, vous pouvez accéder à des zones de pré-remplissage relatives à un certain type d’organisme. Ces rubriques sont remodelables

 

Cliquer deux fois sur la valeur souhaitée pour qu’elle soit inscrite automatiquement sur votre fiche

 

Commande réservée aux administrateurs régionaux:

 

- la commande « Modifier » vous permet de modifier une valeur déjà entrée

 

- la commande « Ajouter » vous permet d’ajouter une nouvelle valeur

 

Onglet Adressage

Nature

Permet de visualiser les caractéristiques d’adressage choisies entre la personne physique et les fiches (activités ou personnes morales) auxquelles elle est liée.

L’utilisateur peut intervenir et modifier ainsi directement les caractéristiques en cochant/décochant les attributs Contact, Destinataire, Adresse professionnelle (de base), Adresse professionnelle selon la fonction

 

Onglet « Mémo privé » :

Nature

Cliquer sur l’onglet «  Mémo privé ».

Un espace de saisie différencié selon le (code) utilisateur est proposé dans le fichier des personnes morales. C’est un document au format traitement de texte (4D Write) qui sera enregistré par défaut dans le répertoire « Rmd_np » et ouvert automatiquement. Il permet d’enregistrer des fichiers contenant textes et images

 


Onglet Multimédia :

Nature

L’onglet «  Multimédia » donne accès à un tableau qui permet de joindre (ou de retirer) dans une liste des fichiers multimédia.

Les fichiers multimédia liés ne sont pas inclus à la base de données de manière

à ne pas l’alourdir. La base de données contient uniquement le nom et l’adresse des

éléments joints (URL). Tous les fichiers joints seront copiés dans le répertoire « médias ». Différents types de fichiers sont joignables avec des formats prédéfinis : images (gif, jpg, jpeg, png), sons (mp3), vidéos (mov, vob) ainsi que d’autres types

de documents (pdf, rtf, xml, htm, html).

L’exploitation des fichiers multimédia joints depuis RMD sera possible sur l’application RMD Web (visualisation des éléments, téléchargement…).

RMD permet en sélectionnant un élément dans la liste des médias d’ouvrir les fichiers joints dans le logiciel correspondant à leur type : navigateur pour les fichiers HTML, etc.

Particularité sous Windows : les chemins d’accès aux logiciels doivent être connus.

RMD demandera donc de localiser le logiciel associé au fichier à ouvrir.

Particularité sous MacOS : l’ouverture est automatique sous réserve que le logiciel ne soit pas unique pour un type de média, auquel cas, une fenêtre affichée par le Finder vous proposera un choix.

 

Onglet « Données et Stat. »

Voir chapitre « Gestion des enquêtes »

 

Les Fonctions « Boutons »

 

Lier & Indexer

Accès à un dialogue permettant de lier cette fiche à une autre (existante ou à créer) et de poser des indexations partagées entre plusieurs fiches

Indexer

Accès à un format ne permettant que la saisie d’un index sans lien avec une autre fiche (utile pour l’indexation de la nature d’une personne)

 


Artistes

 

On entend par « Artistes » :

* Les groupes vocaux, instrumentaux, les ensembles chorégraphiques, les orchestres, les fanfares....

* Les artistes se produisant sur scène en nom propre au même titre qu’un groupe  (exemple : Jacques HIGELIN)

 

Une fiche « Artiste » doit être obligatoirement liée à une personne morale

 

Ecran de saisie

Protocole de saisie

 

Nom usuel :

Voir chapitre

Nom usuel

 

Cet intitulé n’apparaîtra pas à l’édition

Automatisme

Majuscules automatiques

 

Le protocole de saisie est à respecter impérativement

Pour les homonymes : faire suivre le nom usuel d’une caractéristique entre parenthèses

CH CANTEN (LA CADIERE) // CH CANTEN (VAISON)

(enlever cette caractéristique dans le nom complet)

 

Nom complet :

Nature :

Déclinaison du nom :

Exemple :

CIE RIALTO devient COMPAGNIE RIALTO

Automatisme :

Intégration automatique du nom usuel dans cette rubrique

 

Adressage et télécommunications + Email + Web + Siret + APE/NAF :

Voir chapitre « Personnes morales et opérateurs »

 

Effectif artistique :

Nature :

Nombre d’artistes dans un ensemble, un groupe...

 

Date de création :

Nature :

Année de création d’un groupe, d’un ensemble vocal...

 

Composition :

Nature :

Description de la composition d’un groupe

 

Composition en abrégé :

Nature :

Description selon les abréviations de l’IRMA

Exemple :

BT pour batterie, GT pour guitare..

 

Commentaires :

Nature :

Champ texte. Description d’un groupe...

 

Notes internes :

Nature :

Champ texte. Les notes internes n’apparaissent pas à l’édition

 

Date d’actualisation :

Nature :

Champ au format date

Cette rubrique marque la date de l’actualisation complète de la fiche

 

Onglet « Mémo privé » :

Nature

Cliquer sur l’onglet «  Mémo privé »

Un espace de saisie différencié selon le (code) utilisateur est proposé dans le fichier des personnes morales. C’est un document au format traitement de texte (4D Write) qui sera enregistré par défaut dans le répertoire « Rmd_np » et ouvert automatiquement. Il permet d’enregistrer des fichiers contenant textes et images


Onglet Multimédia :

Nature

L’onglet «  Multimédia » donne accès à un tableau qui permet de joindre (ou de retirer) dans une liste des fichiers multimédia

Les fichiers multimédia liés ne sont pas inclus à la base de données de manière

à ne pas l’alourdir. La base de données contient uniquement le nom et l’adresse des

éléments joints (URL). Tous les fichiers joints seront copiés dans le répertoire « médias ». Différents types de fichiers sont joignables avec des formats prédéfinis : images (gif, jpg, jpeg, png), sons (mp3), vidéos (mov, vob) ainsi que d’autres types

de documents (pdf, rtf, xml, htm, html)

L’exploitation des fichiers multimédia joints depuis RMD sera possible sur l’application RMD Web (visualisation des éléments, téléchargement…)

RMD permet en sélectionnant un élément dans la liste des médias d’ouvrir les fichiers joints dans le logiciel correspondant à leur type : navigateur pour les fichiers HTML, etc.

Particularité sous Windows : les chemins d’accès aux logiciels doivent être connus.

RMD demandera donc de localiser le logiciel associé au fichier à ouvrir.

Particularité sous MacOS : l’ouverture est automatique sous réserve que le logiciel ne soit pas unique pour un type de média, auquel cas, une fenêtre affichée par le Finder vous proposera un choix.

 

Onglet « Données et Stat. »

Voir chapitre « Gestion des enquêtes »

 

Les Fonctions « Boutons »

 

Lier & Indexer

Accès à un dialogue permettant de lier cette fiche à une autre (existante ou à créer) et de poser des indexations partagées entre plusieurs fiches .

Indexer

Accès à un format ne permettant que la saisie d’un index sans lien avec une autre fiche (utile pour l’indexation de la nature d’une personne )

 


Diffusion – Information - DI

 

Dans ce fichier sont décrits :

 

-     les lieux de diffusion : lieux de diffusion de spectacles, de musique et de danse : théâtres, cafés-concert, salles polyvalentes...

-     les manifestations et diffuseurs : les festivals, les tremplins, les concours...

-     les lieux d’information : les centres de documentation, les bibliothèques, les offices du tourisme, les médias...

 

Ecran de saisie

 

En création d’une fiche « Diffusion – Information » à partir d’une personne morale, 3 formats de saisie vous sont proposés :

 

- Lieu

- Manifestation / diffuseur

- Information

 

Vous devez choisir le format qui correspond à l’activité que vous voulez décrire, puis sélectionner « ajouter une fiche »

 


Ecran Lieu

Protocole de saisie

 

Nom usuel :

Voir chapitre

Nom usuel

 

Cet intitulé n’apparaîtra pas à l’édition

Automatisme :

Majuscules automatiques

 

Le protocole de saisie est à respecter impérativement

Pour les homonymes : faire suivre le nom usuel d’une caractéristique entre parenthèses

THEATRE MOULIN (MARSEILLE) // THEATRE MOULIN (NICE)

(enlever cette caractéristique dans le nom complet)

 

Nom complet :

Nature :

Déclinaison du nom usuel du lieu inscrit : SF MARTIGUES devient SALLE DES FETES

Automatisme :

Intégration automatique du nom usuel dans cette rubrique. Possibilité de le remodeler

 

Adresse :

Nature :

Champ texte. Adresse du lieu pouvant être différente de celle de la personne morale liée

 

Eviter les sauts de ligne (penser à l’édition)

 

Pas de virgule séparant le numéro et la voie. Pas de majuscule à l’initiale du nom de la voie. Pour les activités dont l’adresse est celle d’une personne physique : ne pas mentionner « chez », ni « c/o », le lien avec la personne physique destinataire du courrier permettant à l’édition de faire figurer le nom de cette personne

Code postal :

Nature :

Rubrique de 5 caractères (ex : 13100)

Automatisme :

Intégration automatique du code postal de la personne morale liée

 

Ville :

Automatisme :

Majuscules automatiques

 

Intégration de la ville selon le code postal saisi. Possibilité de remodelage

 

En cas de remodelage, mettre des séparateurs : ex. AIX-EN-PROVENCE

 

Intégration automatique de la ville de la personne morale liée

 

Cedex/pays :

Automatisme :

Majuscules automatiques

 

Saisir CEDEX 1/ou saisir le nom du pays avec code postal (ex. CH 1204 SUISSE)

 

Téléphone (2 champs) / Télécopie (2 champs) / Mobile

Automatisme :

Numérotation française = Automatisme pour les séparateurs (.) :

Exemple :

0442377800 devient automatiquement 04.42.37.78.00.

Numérotation étrangère : il n’y a pas d’automatisme puisque les numérotations varient selon les pays

 

Email + Web + Siret + APE/NAF : Idem aux personnes morales

 

Date de création :

Nature

Année de création du lieu...

 

Jauge salle :

Nature

Enumération comportant trois valeurs permettant de faire des recherches sur des lieux par une jauge (moins de 400 places, de 400 à 1200 places, plus de 1200 places)

Automatisme 

Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs

 

Capacité :

Nature

Capacité de la salle : ex. 385 places

 

Acoustique :

Nature

Acoustique du lieu

Automatisme 

Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs

 

Espace scénique :

Nature

Dimension de la scène : ex. 36m2 ou 3x12m

 

Chauffage :

Nature

Boîte à cocher (rubrique importante pour la description des édifices religieux)

 

 

Fosse d’orchestre :

Nature :

Boîte à cocher

 

Périodicité :

Nature :

Périodicité des programmations (quotidien, hebdomadaire, mensuel...)

Automatisme :

Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs

 

Période de programmation :

Nature :

Période de programmation

Exemple :

de Juin à Septembre

Automatisme :

Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs

 

Période de préparation :

Nature :

Période de prise de décision pour la programmation

Exemple :

Décembre

Automatisme :

Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs

 

Commentaires :

Nature :

Champ texte

Description de la manifestation (nombre de projecteurs, de micros...)

 

Notes internes :

Nature :

Champ texte.


Ecran Manifestation / Diffuseur

 

Protocole de saisie

 

Nom usuel :

Voir chapitre

Nom usuel

 

Cet intitulé n’apparaîtra pas à l’édition

Automatisme :

Majuscules automatiques

 

Le protocole de saisie est à respecter impérativement

Pour les homonymes : faire suivre le nom usuel d’une caractéristique entre parenthèses

FEST TOMBEES NUIT (RENNES) // FEST TOMBEES NUIT (LAMPAUL)

(enlever cette caractéristique dans le nom complet)

 

Nom complet :

Nature :

Déclinaison du nom usuel du lieu inscrit :

 

FEST DANSE EMOI devient FESTIVAL DANSE EMOI

Automatisme :

Intégration automatique du nom usuel dans cette rubrique

Possibilité de le remodeler

 

Adressage et télécommunications

Siret +APE/NAF

Idem à l’écran lieu.

Date de création :

Nature :

Année de création d’un groupe, d’un ensemble vocal...

 

Périodicité :

Nature :

Périodicité de la manifestation (quotidien, hebdomadaire, mensuel...)

Automatisme :

Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs

 

Période de programmation :

Nature :

Période de programmation

Exemple :

de Juin à Septembre

Automatisme :

Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs

 

Période de préparation :

Nature :

Période de décision de la programmation :

ex. (octobre pour un festival qui se déroule au mois de juin de l’année suivante)

Automatisme :

Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs

 

Commentaires :

Nature :

Champ texte. Description de la manifestation

 

Notes internes :

Nature :

Champ texte

 


Ecran Information

 

Protocole de saisie

 

Nom usuel :

Voir chapitre

Nom usuel

 

Cet intitulé n’apparaîtra pas à l’édition

Automatisme :

Majuscules automatiques

 

Le protocole de saisie est à respecter impérativement

Pour les homonymes : faire suivre le nom usuel d’une caractéristique entre parenthèses

OUEST FRANCE (NANTES) // OUEST FRANCE (POITIERS)

(enlever cette caractéristique dans le nom complet)

 

Nom complet :

Nature :

Déclinaison du nom usuel  :

 

BULLETIN INFO HIERO devient BULLETIN D’INFORMATION

Automatisme :

Intégration automatique du nom usuel dans cette rubrique

Possibilité de le remodeler

 

Adressage et télécommunications:

Siret + APE/NAF

Idem à l’écran lieu.

 

Périodicité :

Nature :

Périodicité d’un média (quotidien, hebdomadaire, mensuel...)

Automatisme :

Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs

 

Date de création :

Nature

Année de création d’une structure, d’un media...

 

Commentaires :

Nature :

Champ texte. Description du lieu d’information ou du media

 

Notes internes :

Nature :

Champ texte

 


Zones communes aux trois écrans « diffusion-information »

 

Date d’actualisation :

Nature 

Champ au format date

Cette rubrique marque la date de l’actualisation complète de la fiche

 

Onglet « Mémo privé » :

Nature

Cliquer sur l’onglet «  Mémo privé ».

Un espace de saisie différencié selon le (code) utilisateur est proposé dans le fichier des personnes morales. C’est un document au format traitement de texte (4D Write) qui sera enregistré par défaut dans le répertoire « Rmd_np » et ouvert automatiquement. Il permet d’enregistrer des fichiers contenant textes et images

 

Onglet Multimédia :

Nature

L’onglet «  Multimédia » donne accès à un tableau qui permet de joindre (ou de retirer) dans une liste des fichiers multimédia

Les fichiers multimédia liés ne sont pas inclus à la base de données de manière

à ne pas l’alourdir. La base de données contient uniquement le nom et l’adresse des

éléments joints (URL). Tous les fichiers joints seront copiés dans le répertoire « médias ». Différents types de fichiers sont joignables avec des formats prédéfinis : images (gif, jpg, jpeg, png), sons (mp3), vidéos (mov, vob) ainsi que d’autres types

de documents (pdf, rtf, xml, htm, html)

L’exploitation des fichiers multimédia joints depuis RMD sera possible sur l’application RMD Web (visualisation des éléments, téléchargement…)

RMD permet en sélectionnant un élément dans la liste des médias d’ouvrir les fichiers joints dans le logiciel correspondant à leur type : navigateur pour les fichiers HTML, etc.

Particularité sous Windows : les chemins d’accès aux logiciels doivent être connus.

RMD demandera donc de localiser le logiciel associé au fichier à ouvrir.

Particularité sous MacOS : l’ouverture est automatique sous réserve que le logiciel ne soit pas unique pour un type de média, auquel cas, une fenêtre affichée par le Finder vous proposera un choix.

Onglet « Données et Stat. »

Voir chapitre « Gestion des enquêtes »

 

Les Fonctions « Boutons »

Lier & Indexer

Accès à un dialogue permettant de lier cette fiche à une autre (existante ou à créer) et de poser des indexations partagées entre plusieurs fiches .

Indexer

Accès à un format ne permettant que la saisie d’un index sans lien avec une autre fiche (utile pour l’indexation de la nature d’une personne )


Formation - Services – Industries - FSI

 

Dans ce fichier sont décrits :

 

Les organismes de formation : écoles de danse, de musique, collèges...

Les services d’un organisme : le service des affaires culturelles d’une mairie, le

département d’un ministère...

Les industries de la musique : les magasins de musique, les studios d’enregistrement, la facture instrumentale…

Les facteurs d’instruments qui ont un statut d’artisan, sont décrits avec une « fiche personne morale », une fiche « FSI » et une fiche «personne physique » 

 

Ecran de saisie

Protocole de saisie

 

Nom usuel :

Voir chapitre

Nom usuel

 

Cet intitulé n’apparaîtra pas à l’édition

Automatisme :

Majuscules automatiques

 

Le protocole de saisie est à respecter impérativement

Respect du tableau des abréviations (voir chapitre des noms usuels)

Pour les homonymes : faire suivre le nom usuel d’une caractéristique entre parenthèses. Ex : SCE AFF CULT (RENNES) // SCE AFF CULT (DIJON)

(enlever cette caractéristique dans le nom complet)

Nom complet :

Nature :

Déclinaison du nom usuel du lieu inscrit :

 

EM VALLAURIS devient ECOLE MUNICIPALE DE MUSIQUE ET DE DANSE

Automatisme :

Intégration automatique du nom usuel dans cette rubrique

Possibilité de le remodeler

 

Adressage, télécommunications

Siret + APE/NAF

Idem aux personnes morales

 

Année de création :

Nature :

Année de création d’un service, d’un organisme de formation...

 

Effectif Personnels :

Nature :

Nombre de personnes d’un service, d’un organisme de formation...

 

Effectif audience :

Nature :

Nombre d’élèves, stagiaires... inscrits

 

Commentaires :

Nature :

Champ texte. Description d’un service, d’un organisme de formation...

 

Notes internes :

Nature :

Champ texte

 

Date d’actualisation :

Nature 

Champ au format date

Cette rubrique marque la date de l’actualisation complète de la fiche

 

Onglet « Mémo privé » :

Nature :

Cliquer sur l’onglet «  Mémo privé »

Un espace de saisie différencié selon le (code) utilisateur est proposé dans le fichier des personnes morales. C’est un document au format traitement de texte (4D Write) qui sera enregistré par défaut dans le répertoire « Rmd_np » et ouvert automatiquement. Il permet d’enregistrer des fichiers contenant textes et images.

 

Onglet « Données et Stat. »

Voir chapitre « Gestion des enquêtes »


Onglet Multimédia :

Nature

L’onglet «  Multimédia » donne accès à un tableau qui permet de joindre (ou de retirer) dans une liste des fichiers multimédia

Les fichiers multimédia liés ne sont pas inclus à la base de données de manière

à ne pas l’alourdir. La base de données contient uniquement le nom et l’adresse des

éléments joints (URL). Tous les fichiers joints seront copiés dans le répertoire « médias ». Différents types de fichiers sont joignables avec des formats prédéfinis : images (gif, jpg, jpeg, png), sons (mp3), vidéos (mov, vob) ainsi que d’autres types

de documents (pdf, rtf, xml, htm, html)

L’exploitation des fichiers multimédia joints depuis RMD sera possible sur l’application RMD Web (visualisation des éléments, téléchargement…).

RMD permet en sélectionnant un élément dans la liste des médias d’ouvrir les fichiers joints dans le logiciel correspondant à leur type : navigateur pour les fichiers HTML, etc.

Particularité sous Windows : les chemins d’accès aux logiciels doivent être connus.

RMD demandera donc de localiser le logiciel associé au fichier à ouvrir.

Particularité sous MacOS : l’ouverture est automatique sous réserve que le logiciel ne soit pas unique pour un type de média, auquel cas, une fenêtre affichée par le Finder vous proposera un choix.

 

Les Fonctions « Boutons »

 

Lier & Indexer

Accès à un dialogue permettant de lier cette fiche à une autre (existante ou à créer) et de poser des indexations partagées entre plusieurs fiches

Indexer

Accès à un format ne permettant que la saisie d’un index sans lien avec une autre fiche (utile pour l’indexation de la nature d’une personne )

 


Contenu formation

 

Définition

 

On entend par « Contenu formation » :

-     le contenu pédagogique d’une classe de conservatoire

-     le contenu pédagogique d’un atelier permanent

-     le contenu pédagogique d’un stage ponctuel qui se déroule régulièrement

 

Avertissement :

Si vous ne connaissez pas le contenu pédagogique d’une classe de conservatoire ou d’un stage, il est inutile de créer une fiche « contenu formation »

Votre fichier de départ sera celui des personnes morales (ou celui des formations, services et industries) sur lequel vous indexez les disciplines enseignées

 

Ecran de saisie

Protocole de saisie

 

Nom usuel :

Voir chapitre

Nom usuel

 

Cet intitulé n’apparaîtra pas à l’édition

Automatisme :

Majuscules automatiques

 

Le protocole de saisie est à respecter impérativement

Respect du tableau des abréviations (voir chapitre des noms usuels)

Nom complet :

Nature :

Déclinaison du nom usuel :

 

Ex : ADDM84 (ATV) devient ATELIER DE TECHNIQUE VOCALE

Automatisme :

Intégration automatique du nom usuel dans cette rubrique et possibilité de le remodeler si nécessaire

A l’édition :

Etant donné que le nom usuel de la formation est différent de celui de la structure de formation liée, le nom complet de la structure de formation apparaîtra

 

Type de formation :

Nature :

Précision sur le type de formation

Automatisme :

Cliquer deux fois sur la boite grisée pour ouvrir une liste de valeurs (cours, stage, 1er cycle...)

 

Effectif élèves :

Nature :

Nombre d’élèves inscrits

 

Nb d’heures dispensées :

Nature :

Volume horaire d’une classe, d’un atelier...

 

Période de réalisation :

Nature :

Période de réalisation de la formation. Exemple :toute l’année

Automatisme :

Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs

 

Commentaires :

Nature :

Champ texte. Description d’un contenu de formation

 

Notes internes :

Nature :

Champ texte

 

Date d’actualisation :

Nature :

Champ au format date

Cette rubrique marque la date de l’actualisation complète de la fiche

 

Onglet « Mémo privé » :

Nature :

Cliquer sur l’onglet «  Mémo privé ».

Un espace de saisie différencié selon le (code) utilisateur est proposé dans le fichier des personnes morales. C’est un document au format traitement de texte (4D Write) qui sera enregistré par défaut dans le répertoire « Rmd_np » et ouvert automatiquement. Il permet d’enregistrer des fichiers contenant textes et images.

 

Onglet « Données et Stat. »

Voir chapitre « Gestion des enquêtes »


Onglet Multimédia :

Nature

L’onglet «  Multimédia » donne accès à un tableau qui permet de joindre (ou de retirer) dans une liste des fichiers multimédia.

Les fichiers multimédia liés ne sont pas inclus à la base de données de manière

à ne pas l’alourdir. La base de données contient uniquement le nom et l’adresse des

éléments joints (URL). Tous les fichiers joints seront copiés dans le répertoire « médias ». Différents types de fichiers sont joignables avec des formats prédéfinis : images (gif, jpg, jpeg, png), sons (mp3), vidéos (mov, vob) ainsi que d’autres types

de documents (pdf, rtf, xml, htm, html).

L’exploitation des fichiers multimédia joints depuis RMD sera possible sur l’application RMD Web (visualisation des éléments, téléchargement…).

RMD permet en sélectionnant un élément dans la liste des médias d’ouvrir les fichiers joints dans le logiciel correspondant à leur type : navigateur pour les fichiers HTML, etc.

Particularité sous Windows : les chemins d’accès aux logiciels doivent être connus.

RMD demandera donc de localiser le logiciel associé au fichier à ouvrir.

Particularité sous MacOS : l’ouverture est automatique sous réserve que le logiciel ne soit pas unique pour un type de média, auquel cas, une fenêtre affichée par le Finder vous proposera un choix.

 

Les Fonctions « Boutons »

 

Lier & Indexer

Accès à un dialogue permettant de lier cette fiche à une autre (existante ou à créer) et de poser des indexations partagées entre plusieurs fiches

Indexer

Accès à un format ne permettant que la saisie d’un index sans lien avec une autre fiche (utile pour l’indexation de la nature d’une personne )


Liens et Index

 

Le fichier « Lien et Index » permet de :

 

- lier des fiches de différents fichiers entre elles (entre une personne morale et une personne physique, entre une personne morale et une activité...)

- indexer des informations relatives à la personne morale ou son lien avec la fiche d’un autre fichier

 

Les écrans de saisie des fiches « liens et index » se présentent de la manière suivante :

-         la partie supérieure de l’écran (sur fond jaune) permet de créer les liens ;

-         la partie inférieure de l’écran (sur fond bleu-vert) concerne les indexations

 

Les tables d’indexation

 

L’indexation permet de décrire une personne morale, une personne physique ou une activité de façon codifiée, normalisée. Elle permet une recherche rapide, fiable, exhaustive et pertinente des informations

La phase d’indexation est donc obligatoire

 

Plusieurs zones d’indexation sont proposées (partie inférieure de l’écran de saisie « Liens et Index ») :

 

Implantation :

Ouverture d’une table « région-département-ville » pour préciser l’implantation d’un organisme selon son activité

 

Rayonnement :

Rayonnement d’une personne morale, d’une structure ou de son activité

 

Activité de la personne morale & assimilée :

Description de l’activité d’une structure, d’un organisme

 

Activité personne physique :

Activité d’une personne physique selon son lien ou non avec une personne morale

 

Domaine artistique :

Description du domaine artistique (répertoire d’un ensemble musical, une compagnie chorégraphique, d’un média...)

 

Discipline & instrument :

Indexation relative aux disciplines enseignées par un organisme de formation ou aux instruments pratiqués par un musicien, fabriqués par un facteur, vendus par un magasin...

 

Support :

Précise le support édité, conservé par une structure (ex. lieu d’information spécialisé dans les partitions)

 

 

Distinction :

Indexation relative à des agréments institutionnels (écoles agréées, scènes nationales, etc.), aux diplômes préparés par des centres de formation ou obtenus par des personnes physiques, aux affiliations à des fédérations…

 

Index collectif : Complément qualificatif de l’activité d’une personne morale ou physique (Ex. : Formation destinée aux « adultes », groupes « professionnels », etc.)

 

Mot clé interne :

Indexation relative aux différents besoins internes des membres du réseau (destinataire du bulletin d’information d’une ADDM, membre du Conseil d’administration d’une ARDM, etc.)

 

Les liens et index à partir du fichier « personnes morales et opérateurs »

 

Les liens permettent de lier entre elles des fiches de différents fichiers

 

Légende sans bordure 3: Accès à un dialogue d’ouverture qui intègre la liste des activités afin de lier cette fiche à une autrePour lier et indexer les fiches, voir schéma ci-dessous :

 

Légende sans bordure 3: Accès à un format ne permettant que la saisie d’un index sans lien 

 

Légende sans bordure 3: Ouvrir & modifier liens et index 


                   Indexer

                   Accès à un format permettant la saisie d’un index sans lien avec une autre fiche

 

                   Lier et indexer

       Accès à un dialogue permettant de lier cette fiche à une autre (existante ou à

       créer) et de poser des indexations partagées entre plusieurs fiches


Format de saisie « indexer »

Légende sans bordure 3: Nom du fichier courant à indexerLégende sans bordure 3: Cette fonction donne accès aux fiches déjà liées à la personne morale au cas où l’on souhaite indexer simultanément plusieurs fiches

Format de saisie « lier et indexer» 

Légende sans bordure 3: Introduire le nom usuel de la fiche à créer

 

L’opération « lier et indexer » renvoie vers un format unique pour tous les fichiers, seul le champ dans la première partie (jaune) change en fonction du fichier à lier

Par exemple, pour lier une fiche « artiste » à une fiche « personne morale », ce champ prendra la valeur « Artiste »


Si on veut lier et indexer une personne physique, l’écran à saisir est comme ci-dessous :

 

Format de saisie : ouvrir - modifier « liens et index »

 

Tous les écrans de saisie des fichiers principaux portent un onglet dédié aux « liens & index »

Pour un accès unitaire, double cliquer sur la fiche en question

Pour un accès global, utiliser le bouton « modifier liens & index ». Une fenêtre s’ouvre et permet de modifier les fiches avec les fonctions suivant / précédent, d’effacer un lot de fiches en une opération :

 

Format de saisie « ajouter liens et index » 

 

Protocole de saisie

 

Personne morale & assimilée :

Nature :

Lien avec une fiche personne morale. Création d’une fiche personne morale par son nom usuel ou rappel de la fiche

 

Personne physique :

Nature :

Lien avec une fiche personne physique. Création d’une fiche personne physique par son nom usuel ou rappel de la fiche

Automatisme :

Majuscules automatiques

Avertissement :

Saisie du patronyme suivi du prénom (exemple : Dupont Pierre)

Si la fiche n’existe pas un message apparaît et vous propose de créer la fiche en cliquant sur OK. Vous devez accéder au fichier « personne physique »

 

Adressage de la personne physique :

Destinataire (adresse automatique) : En cochant cette rubrique, vous déclarez que la personne physique, liée à une personne morale ou à son activité, est destinataire par défaut des courriers de la personne morale ou de son activité

Est référencé comme contact : En cochant cette rubrique, vous déclarez que la personne physique, liée à une personne morale ou à son activité, est un contact (pour les éditions de listes). Seules les fiches personnes physiques cochées en tant que « contact » seront exportées vers RMD Partenaire et RMD Web

Adresse professionnelle de base: En cochant cette rubrique, les courriers seront adressés à l’adresse professionnelle de la personne physique

Adresse professionnelle de l’activité :  Permet de gérer parmi plusieurs adresses professionnelles l’adresse selon l’activité de la personne physique

 

Titre de la personne physique selon son lien avec une personne morale ou une activité

Fonction-titre de ce lien : Champ texte. Saisie de la fonction de la personne physique selon son lien (cette fonction apparaîtra à l’édition)

Titre usuel (courrier) : Enumération. Titre qui apparaîtra à l’édition d’un mailing précédé de la politesse saisie dans la fiche personne physique  (ex : « le Directeur ». A l’édition d’un courrier, cette valeur sera précédée par « Monsieur » ce qui affichera « Monsieur le Directeur »)

 

Artiste :

Nature :

Lien avec une fiche « Artiste ». Création d’une fiche « Artiste » par son nom usuel ou rappel de la fiche

 

Diffusion – Information :

Nature :

Lien avec une fiche « Diffusion-Information ». Création d’une fiche « Diffusion-information » par son nom usuel ou rappel de la fiche

 

Contenu - Formation :

Nature :

Lien avec une fiche « Contenu-Formation ». Création d’une fiche « Contenu-Formation » par son nom usuel ou rappel de la fiche

 


Formation - Service - Industrie :

Nature :

Lien avec une fiche « Formation-Service-Industrie ». Création d’une fiche « Formation-Service-Industrie » par son nom usuel ou rappel de la fiche

 

Instrument (Orgue) :

Nature :

Lien avec une fiche « Orgue ». Création d’une fiche « Orgue » par son nom usuel ou rappel de la fiche

 

N° Enregistrement Centre info :

Nature :

Enregistrement d’informations pour l’IRMA en cliquant sur le + .

Cette fonction permet d’accéder au registre de l’IRMA ou d’un autre centre (Nomenclature) ou rappeler une fiche déjà créée

 

Le - supprime le lien entre la fiche « liens et index » et le registre

 

Références artistiques selon le genre :

Nature :

 

Exemple :

Informations concernant les références artistiques des structures de diffusion

Références concernant la programmation « rock » d’un lieu de diffusion à la différence de celles concernant la programmation « danse »

Automatisme :

Ouverture de tables de pré-remplissage

 

Les fonctions « Boutons »

 

Mémoriser  les valeurs de la fiche (copier)

 

Remplir la fiche avec les valeurs mémorisées (coller)

 

Décliner la page courante à partir des valeurs indiquées (via un dialogue de désignation de n valeurs à utiliser) sur l’indexation sélectionnée

Supprimer enregistrement

 

Enregistrement précédent

 

Enregistrement suivant

 

Ouvrir l’historique de saisie

 

Annuler

 

Valider


 

Instrument (fichier permettant la description des orgues)

 

Remarque préliminaire

 

Dans le cadre de la mission de valorisation du patrimoine organistique et de recensement des orgues confiée par le Ministère de la Culture aux Associations Régionales et Départementales de Développement Musical et Chorégraphique, la Direction de la Musique et de la Danse à missionné l’ARCADE afin de développer un outil informatique de gestion de l’information de ce domaine musical

 

Un fichier « Instrument » a été intégré à cet effet à la base de données informatique « Réseau Musique et Danse »

Ce fichier permet donc de décrire uniquement les orgues

 

Un cahier des charges à été réalisé par Jean-Robert CAIN, conseiller pour les orgues auprès du Président du Conseil Régional de Provence-Alpes-Côte d’Azur, ainsi que par Jean-Louis BATTISTETTI, responsable du Centre d’information et de documentation de l’ARCADE PACA

 

Ce document a été validé le 25 mars 1996 au salon Musicora (salon de la musique) à Paris par un comité de pilotage initié par la Direction de la Musique et de la Danse et composé de :

 

 

Jean-Robert CAIN

 

Ancien conseiller pour les orgues auprès du Conseil Régional de PACA

 

Jean-François DRIANT

 

Conseiller pour la Musique et la Danse à la DRAC Rhône-Alpes

 

Michelle GUERITEY

 

Ancien chargé de mission à l’ARDIM Rhône-Alpes

Fédération Française des Amis de l’Orgue (FFAO)

 

Christian LUTZ

 

Chargé de mission à l’ASSECARM Lorraine

 

Loïc METROPE

 

Direction du patrimoine / Ministère de la Culture

 

Dominique SICOT

 

Ancien responsable des orgues à la Direction de la Musique, de la Danse du Théâtre et des Spectacles / Ministère de la Culture

 


Ouverture du fichier

 

Premier écran de saisie

Nom usuel :

Nature :

Rubrique permettant la création d’un lien avec une fiche provenant d’un autre fichier de la base et une recherche rapide sur l’intitulé d’un orgue

Exemple :

ORGUE EGLISE ND ASSOMPTION (ST TROPEZ)

 

Nom complet :

Nature :

Intitulé exact de l’orgue. Cet intitulé apparaîtra à l’édition d’une monographie

Exemple :

ORGUE DE L’EGLISE NOTRE-DAME DE L’ASSOMPTION

 

Nom du Lieu :

Nature :

Lieu dans lequel se trouve l’orgue (église, conservatoire, particulier...)

Automatisme :

 

 

 

 

Remarque :

 

Il est possible d’accéder directement au fichier « Liens et Index » afin de lier l’orgue à un lieu et de classer les informations relatives au lieu à l’aide du bouton

 

Le bouton « Lier et indexer » donne accès à un menu déroulant, qui propose l’indexation et la liaison de l’instrument à un lieu, un organiste, un facteur …

Un orgue étant naturellement lié à un lieu, il convient de créer dès ce niveau de saisie un lien avec une fiche lieu

 


Création d’un lien avec une fiche lieu

 

Exemple d’un lien entre un orgue et un lieu :

 

 

En liant l’orgue au lieu où il se trouve (ici l’église Notre-Dame de l’Assomption de Saint-Tropez), l’adresse de ce lieu sera automatiquement reproduite sur la fiche de l’orgue

 

En ce qui concerne la création de la fiche lieu, voir la partie traitant des lieux dans le chapitre « Diffusion-Information »


Retour au fichier « Instrument »

 

Adressage et télécommunications :

Nature :

Adresse du lieu où se trouve l’orgue

Automatisme :

Intégration automatique de la zone d’adressage saisie dans la fiche "lieu" liée

 

Année de construction :

Nature :

 Date de construction de l’instrument

 

Année de la dernière restauration

Nature :

Date à préciser.

 

Style :

Automatisme :

Enumération proposant cinq valeurs :

 

- Baroque

 

- Classique

 

- Contemporain

 

- Italien

 

- Romantique

 

Emplacement :

Nature :

Situe l’orgue dans l’église

Automatisme :

Cliquer sur la boîte grisée pour obtenir une liste d’énumérations :

 

- Au sol

 

- Dans le chœur

 

- Dans le clocher

 

- Dans le transept

 

- En nid d’hirondelle

 

- En tribune

 

- Mobile

 

- Sur une estrade

 

Etat actuel :

Nature :

Situe l’état de fonctionnement de l’orgue

 

Automatisme :

Enumération proposant huit valeurs :

 

- A l’abandon

 

- Besoin de restauration

 

- Bon

 

- Etat de marche

 

- Excellent

 

- Injouable

 

- Médiocre

 

- Moyen

 

 

Protection de l’orgue :

Automatisme :

Enumération proposant quatre valeurs :

 

- classé monument historique

 

- en instance de classement

 

- inscrit à l’inventaire

 

- non protégé

Remarque :

Possibilité de rajouter des dates et un commentaire relatif à la protection

 

Protection du buffet :

Automatisme :

Enumération proposant trois valeurs :

 

- classé monument historique

 

- inscrit à l’inventaire

 

- non protégé

Remarque :

Possibilité de rajouter des dates et un commentaire relatif à la protection

 

Commentaires :

Nature :

Champ texte permettant la saisie d’informations diverses ne nécessitant pas de liens avec d’autres fichiers

Exemple :

Détenteur de la clé = M. le Curé

 

Bouton Lier et indexer :

Nature :             Permet de lier et d’indexer des informations relatives à l’instrument

Automatisme :   Menu déroulant proposant la création de liens avec :

- le lieu dans lequel se trouve l’instrument

- la personne morale ou physique propriétaire de l’orgue

(une mairie, une  école de musique,...)

- la personne morale ou physique ayant en charge la gestion de l’orgue

- la personne physique détentrice de la clé permettant l’accès à l’orgue

- les organistes titulaires de l’orgue

- les organistes

- le facteur ayant créé l’instrument

- le facteur chargé de l’entretien de l’instrument

En cliquant sur l’une de ces valeurs, les indexations relatives à celle-ci seront créées automatiquement


Deuxième écran de saisie : historique et documentation

 

Cliquer sur l’onglet « Historique & Doc »

 

 

Origine-Histoire :

Nature

Champ texte : saisie de l’historique et des interventions successives réalisées sur l’orgue

Automatisme

En cliquant sur la boîte grisée, vous pouvez accéder à des zones de pré-remplissage relatives à une certaine présentation

 

Documentation :

Nature

Champ texte : saisie des ouvrages, phonogrammes, films... réalisés autour de l’orgue

Automatisme

En cliquant sur la boîte grisée, vous pouvez accéder à des zones de pré-remplissage relatives à une certaine présentation

 


Troisième écran de saisie : description du buffet et composition

 

Cliquer sur l’onglet Buffet et Compo

 

Description du buffet :

Nature

Champ texte permettant la saisie du descriptif du buffet

Automatisme

En cliquant sur la boîte grisée, vous pouvez accéder à des zones de pré-remplissage relatives à une certaine présentation

 

Partie instrumentale :

Nature

Synthèse des informations relatives à la partie instrumentale

Automatisme

Remplissage automatique de cette zone à partir des informations saisies dans l’écran « Description de l’instrument » (cf. page suivante)

 


Création d’un « Descriptif de l’instrument »

 

En cliquant sur le bouton « Descriptif complet… », on obtient une description de l’instrument qui est le développement de la zone « Partie instrumentale » de l’écran Buffet et Composition

 

Dans l’exemple suivant figure le descriptif qui a déjà été saisi :

 

 

Si vous êtes en cours de création d’une fiche « orgue », la zone « partie instrumentale » sera vide. Il vous faut en effet créer vous-même le descriptif instrumental de l’orgue en cliquant sur le bouton « Générer... » qui va vous permettre de créer le descriptif de l’orgue

 

Quatrième écran de saisie : sélectionner les éléments du clavier

 

Cet écran vous permet de sélectionner les éléments qui vont constituer le descriptif de l’orgue

 

Type d’élément :

Automatisme :

Enumération proposant plusieurs possibilités de saisie relatives à la partie instrumentale :

 

- Accessoires

 

- Composition (actuelle)

 

- Composition à l’origine

 

- Console

 

- Diapason

 

- Sommier

 

- Soufflerie

 

- Transmission

 

- Tuyauterie

Clavier :

Automatisme :

Enumération proposant vingt-sept valeurs :

Basses, Bombarde, Brustwerk, Choir, Clavier, Dessus, Echo, Grand-Chœur, Grand-Orgue, Grande Pédale, Great, Jeux de concert, Kronwerk, Oberwerk, Pectoral, Pédalier, Petite Pédale, Polyphone, Positif, Positif de dos, Positif intérieur, Récit, Résonance, Ripieno, Solo, Stromenti, Swell

 

N° du clavier :

Automatisme :

Enumération proposant six valeurs : I, II, III, IV, V, VI

 

 

Les Fonctions « BOUTONS »

Placer

Permet de placer un élément sélectionné dans la fenêtre de gauche, vers la fenêtre « Jeux sélectionnés » à droite

Retirer

Permet de retirer un des éléments placés dans la fenêtre « Jeux sélectionnés »

Ajouter

Permet d’ajouter une valeur « Jeux » manquante dans la fenêtre de droite.

Annuler

Ne valide pas la fiche qui vient d’être saisie

Générer le clavier

Validation de la fiche et retour à l’écran « description de l’instrument »


Cinquième écran de saisie

 

 

Une fois que la liste du descriptif de l’instrument est créée, il est possible, dans ce cinquième écran de saisie, d’apporter un complément de descriptif à chaque jeu

Il existe deux possibilités pour atteindre cet écran à partir de l’écran du descriptif de l’orgue :

1. Pour compléter le descriptif d’un jeu : cliquer deux fois sur l’élément que vous souhaitez compléter

2. Pour ajouter un élément : cliquer sur le bouton « Ajouter »

 

Type d’élément :

Automatisme :

- s’il s’agit d’un complément d’information : intégration automatique de la valeur sélectionnée dans la même rubrique

- s’il s’agit d’un ajout : énumération proposant neuf possibilités de saisie relatives à la partie instrumentale

 

- Composition

 

- Composition à l’origine

 

- Accessoires

 

- Console

 

- Transmission

 

- Sommier

 

- Tuyauterie

 

- Soufflerie

 

- Diapason

 

N° du clavier :

Automatisme :

- s’il s’agit d’un complément d’informations :

intégration automatique de la valeur sélectionnée dans la même rubrique de l’écran 2

- s’il s’agit d’un ajout :

énumération proposant six valeurs : I, II, III, IV, V, VI

 

Clavier :

Automatisme :

- S’il s’agit d’un complément d’information

intégration automatique de la valeur sélectionnée dans la même rubrique de l’écran 2.

- S’il s’agit d’un ajout :

énumération proposant vingt sept valeurs :

Basses, Bombarde, Brustwerk, Choir, Clavier, Dessus, Echo, Grand-Chœur, Grand-Orgue, Grande Pédale, Great, Jeux de concert, Kronwerk, Oberwerk, Pectoral, Pédalier, Petite Pédale, Polyphone, Positif, Positif de dos, Positif intérieur, Récit, Résonance, Ripieno, Solo, Stromenti, Swell

 

Expressif :

Automatisme :

Bouton affichant la caractéristique « expressif » dans le champs commentaire

 

Il s’agit d’une clé de recherche

 

Jeux du Clavier :

Automatisme :

- S’il s’agit d’un complément d’information :

 

intégration automatique de l’élément sélectionné sur l’écran « Descriptif de l’instrument »

 

- S’il s’agit d’un ajout : cliquer deux fois sur la boîte grisée pour afficher une liste de valeurs, et cliquer deux fois sur la valeur souhaitée afin qu’elle s’inscrive automatiquement sur la fiche

 

- la commande « Modifier » vous permet de modifier une valeur déjà entrée

 

- la commande « Ajouter » vous permet d’ajouter une nouvelle valeur

 

Hauteur :

Nature :

Hauteur du jeu

Exemple :

bourdon 8

 

Commentaire :

Nature :

Champs texte permettant la saisie d’un commentaire pour chaque jeu ou pour le descriptif des différents éléments (accessoire, tuyauterie...)

 

N° d’ordre de l’élément :

* Possibilité de classer chaque jeu avec un numéro d’ordre dans la liste éditée

* Notation automatique, modifiable en cas d’oubli


Registre IRMA

 

Le fichier « Registre IRMA » est destiné à adapter des informations contenues dans RMD au format des fiches de l’IRMA

 

Ouverture du fichier

 

L’impression d’une liste de fiches extraites du « Registre IRMA » n’est possible que par la commande « monographie » (voir le chapitre traitant des éditions), qui imprime directement (sans affichage d’un aperçu) les fiches au format IRMA

 

Le fichier « Registre IRMA » correspond à une nomenclature spécifique. Le fonctionnement des autres informations est identique à celui décrit précédemment dans les autres fichiers

 

Si vous devez enregistrer pour l’IRMA une fiche personne morale, personne physique, diffusion-information, formations-service-industrie ou artiste, il est recommandé de commencer la saisie par le fichier « Registre IRMA »

 

Vous pouvez cependant enregistrer des informations pour l’IRMA à partir de n’importe quel fichier (cette procédure doit être réalisée avec beaucoup de précaution)

 


Ecran de saisie

Protocole de saisie

 

Fiche type :

Nature :

Nomenclature de l’IRMA

Automatisme :

En tapant le code, affichage automatique de l’intitulé et du code consultation

 

Consultation :

Nature :

National (Nat) ou Régional (Rég)

Automatisme :

Affichage automatique avec le numéro de fiche type saisi précédemment

 

Département :

Nature :

Désigne le département d’implantation

 

N° d’enregistrement :

Nature :

Numéro attribué par l’IRMA selon l’activité d’une personne morale.

 

Ce numéro est connu par les correspondants l’année suivant la création d’une fiche

 

Il permet également de créer les liens entre les fiches

Automatisme :

En création de fiche, l’application attribue automatiquement un numéro provisoire précédé par * et qui pourra être modifié dès que le numéro attribué par l’IRMA sera connu

Avertissement :

Le numéro d’enregistrement permet les liens entre les fiches

Par conséquent, il est obligatoire et doit être modifié avec précaution

 

Etat IRMA :

Nature :

Etat de la fiche pendant l’année en cours (création, modification, annulation), à envoyer ou envoyée cette année à l’IRMA

Automatisme :

Enumération avec valeurs

Prochain état :

Nature :

Modification ou annulation d’une fiche après envoi à l’IRMA

Exemple :

Une fiche peut être en création en 1999 (champs « Etat IRMA » précédent), puis en modification pour l’Officiel 2000

 

La dissociation des deux rubriques permet de rechercher les fiches qui ont été envoyées à l’IRMA en création tout en préparant le travail de modification pour l’année suivante

 

Officiel du Rock :

Nature :

Réservé au correspondant de l’IRMA en région : intégration ou non d’une fiche à l’Officiel

 

CIR :

Nature :

Boîte à cocher. Fiche destinée au Centre Info Rock

 

CIJ :

Nature :

Boîte à cocher. Fiche destinée au Centre Info Jazz

 

CIMT :

Nature :

Boîte à cocher. Fiche destinée au Centre Info Musiques Traditionnelles


Liens et Index d’une fiche IRMA

 

Pour indexer et lier vos informations, cliquer sur le bouton « Lier et Indexer » de l’écran de saisie du fichier « Registre IRMA »

Les procédures de lien et d’indexation sont identiques à celles décrites précédemment dans ce guide. Il faut par contre dissocier les références de programmation d’un organisateur de spectacles relatives aux musiques actuelles (intéressant l’IRMA) de celles relatives à d’autres domaines artistiques (musique classique, danse...)

 

Avertissement :

L’enregistrement à l’IRMA peut être effectué à partir d’un autre fichier en cliquant sur le + de la zone « Enregistrement IRMA » sur une fiche « Lien et Index »

- Si la fiche de départ n’est pas enregistrée à l’IRMA, cliquer sur « ajouter une référence » et il sera possible de créer une fiche IRMA

- Si la fiche de départ est déjà répertoriée à l’IRMA sous un ou plusieurs numéros de fiche type, cliquer sur la référence proposée à l’écran et cliquer sur le bouton « référencer »

 

Dans l’exemple suivant, un lien entre Kif Kif Production et Bernard DURAND à été créé.

En cliquant sur le + de la zone « Enregistrement IRMA », les références concernant Kif Kif Production déjà enregistrées pour l’IRMA apparaissent

Il est donc possible de référencer Bernard DURAND en sélectionnant une des références proposées (en cliquant sur « Référencer ») ou d’en ajouter une à l’aide du bouton « ajouter une référence »

 


Recherche simplifiée

 

A l’ouverture de la base, dans le menu « Fichier » figure une sélection « Recherche simplifiée » à partir de laquelle on obtient le dialogue ci-dessous :

 

Ce dialogue permet d’accéder à un écran de recherche via le bouton « Chercher »

 

Les fonctions « boutons »

Dans toute la base de données

Dans le fichier principal seulement

Oriente la recherche sur le fichier actif ou sur toute la base

Plus de critères

La recherche simplifiée bascule sur l’écran de recherche standard

Annuler

Annule la recherche

Chercher

Lance la recherche

Recherche standard

Le module de recherche s’ouvre en sélectionnant le bouton  à partir du format de liste principal, ou en sélectionnant « Chercher » dans le menu « Sélection » (raccourci clavier
Ctrl + R -PC ; "pomme" + R Mac)

 

 

Protocole de recherche

 

Nom usuel :

Nature :

Nom usuel de la personne morale ou physique, ou de l’activité à rechercher

 

Les boutons à cocher « égal » ou « différent » proposent soit de rechercher la/les fiche(s) du nom usuel affiché, soit d’exclure la/les fiche(s) correspondant à ce nom.

Remarque :

Il est important de bien connaître l’orthographe du nom usuel afin que  l’application puisse retrouver la ou les fiches recherchées.

 

Il est toutefois possible de n’entrer que les premières lettres de ce nom, ce qui permet de rechercher tous les termes commençant par ces lettres.

Exemple :

Entrer "DUPON" pour rechercher les "DUPOND" et DUPONT"

 

Zone d’indexation :

Nature :

Recherche sur les diverses valeurs d’indexation

Automatisme

Affichage de listes des valeurs d’indexation par table

Zone « Champ de la recherche » :

Nature :

Boutons permettant d’orienter la recherche sur toute la base, sur le fichier actif, ou sur une sélection de ce fichier

 

Zone « Filtres pour les indexations » :

Nature :

Boîtes à cocher permettant d’affiner la recherche

Les valeurs indiquées sont :

 

 

- Sur une même page d’index :

Restreint la recherche aux fiches dont toutes les valeurs sollicitées sont saisies sur une même fiche d’indexation et non pas sur plusieurs fiches d’indexations liées entre elles

 

- Vérifiées simultanément « et » :

Case à cocher permettant d’effectuer une recherche multi-critères sur plusieurs valeurs

 

Exemple :

implantation et activité et genre

 

 

Si cette case n’est pas cochée, la recherche s’effectuera sur les valeurs indépendamment les unes des autres

 

Exemple :

implantation ou activité ou genre

 

- Valeur Stricte / Avec Valeurs dépendantes :

Boutons à cocher permettant de rechercher soit avec :

- uniquement le terme sélectionné (ex : « cor »)

- le terme et ses descendants (ex : « cor d’harmonie » + « cor d’orchestre »)

- Avec valeurs supérieures (recherche moins précise) :

Case à cocher permettant d’étendre la recherche à la valeur directement supérieure dans la hiérarchie de la nomenclature

Exemple :

Si cette case est cochée lors d’une recherche sur l’indexation « guitare » dans la table « discipline / instrument », les fiches indexées « cordes pincées » apparaîtront également

 

Les filtres de recherche pour les indexations sont paramétrables par défaut dans les préférences utilisateurs

 

Recherche sur le code INSEE :

Au niveau de la table « implantation », cocher « via INSEE » et sélectionner le/les enregistrements souhaités. La recherche portera sur le(s) codes INSEE correspondants à ces enregistrements

 

LES FONCTIONS « BOUTONS »

 

Figer la liste

Fige la liste de recherche

Charger

Permet de charger un fichier de recherche mémorisé

Enregistrer

Permet d’enregistrer la recherche dans un fichier

Données / Stats des enquêtes

Permet la recherche sur les enquêtes

Autres critères

Ouvre un second format de recherche (voir plus loin)

Annuler

Annule la recherche

Chercher

Lance la recherche

Critères du descriptif instrument

Ouvre un format de recherche spécifique aux orgues

N’apparaît qu’à partir du fichier « Instrument »


Recherche sur les rubriques (« Autres critères »)

 

Ce format s’obtient en cliquant sur le bouton « Autres critères » du format précédent

 

Cet écran permet d’orienter la recherche, non plus sur les indexations des fiches, mais directement à partir des rubriques des intitulés des champs des fiches (nom, adresse...)

 

Protocole de recherche

 

Editeur de recherche :

Automatisme :

Affiche les formules de recherche en cours

 

Liste des champs :

Nature :

Enumération des champs sur lesquels une recherche peut être fondée

 

Cliquer deux fois sur un de ces champs le place dans la zone « Editeur de recherche »

Remarque :

ces champs correspondent aux trois tables proposées dans le menu déroulant :

- Table courante : énumération des champs propres au fichier actif sans les champs indexés

- Tables liées : Tous les champs de la base sauf les champs indexés

- Toutes les tables : énumération de tous les champs indexés de tous les fichiers

 

Comparaison :

Nature :

Enumération des formules définissant la recherche

 

Cliquer deux fois sur une de ces formules pour la placer dans la zone « Editeur de recherche »

 

Valeur :

Nature :

Champ alphanumérique

 

Entrer la valeur souhaitée afin de compléter la définition de la recherche

 

 

Les fonctions « Boutons »

 

Et

Opérateur d’intersection : cumule plusieurs critères de recherche (affine la recherche)

Ou

Opérateur d’union : crée un choix de critères (étend la recherche)

Sauf

Opérateur d’exclusion : exclue un critère

Tout suppr.

Supprime toutes les formules affichées dans la zone « Editeur de recherche »

Supprimer

Supprime la formule sélectionnée dans la zone « Editeur de recherche »

Insérer

Insère une formule à l’endroit souhaité dans l’éditeur de recherche

Ajouter

Ajoute une formule dans l’éditeur de recherche avec « et » pour valeur automatique (possibilité de sélectionner ensuite « ou » et « sauf »)

Enregistrer

Enregistre la recherche

Charger

Ouvre une recherche préalablement sauvegardée

Annuler

Annule la recherche

Chercher dans la sélection

Effectue la recherche dans une sélection

Rechercher

Effectue la recherche dans le fichier actif


Possibilités multiples de recherche

 

La recherche multicritères

 

La base permet d’effectuer une recherche sur plusieurs critères d’indexation : activité de la personne morale ou physique, genre musical...

 

Exemple : Suite à la requête présentée ci-contre apparaîtront toutes les fiches des groupes ou ensembles de rock implantés dans le département de la Creuse

 

La recherche multi-valuée (case à cocher « N valeurs... »)

 

Cette case à cocher active un masque de saisie dans lequel il est possible d’orienter la recherche sur plusieurs valeurs au sein de la même table d’indexation

Cette possibilité ne se combine pas avec une recherche multicritères (procéder par recherches successives). L’illustration suivante présente une recherche sur deux valeurs (musique romantique et musique classique) au sein de la même table d’indexation (ici « domaine artistique »)

 

Il est ensuite indiqué sur le module de recherche que deux valeurs ont été sélectionnées pour la table « Domaine artistique » :

 

A noter que la recherche multi-valuée ne permet pas de mener une recherche multicritères, la seule méthode offerte étant d’effectuer une recherche successive : d’abord multi-valuée, puis rechercher d’autres critères dans la sélection obtenue

 

La recherche sur plusieurs fichiers

 

Dans le module de recherche, dans la zone « Champ de la recherche » il est proposé d’orienter la recherche dans la base, le fichier actif (sélectionné par défaut à l’ouverture du module), une sélection de ce fichier

Méthode permettant d’effectuer une recherche sur plusieurs fichiers :

1.  entrer la valeur correspondante à vos critères de recherche,

2.  dans « Champ de la recherche », sélectionner le bouton correspondant à la base,

3.  dans la liste apparaissant à gauche, sélectionner les fichiers dans lesquels vous souhaitez orienter la recherche (le fichier actif est automatiquement sélectionné),

4.  lancer la recherche

 

Exemple : l’illustration ci-dessus présente une recherche sur l’indexation « musique » en domaine artistique afin de rechercher les artistes musiciens (fichier « Artistes » coché), les salles et festivals diffusant de la musique et les lieux d’information traitant la musique (fichier « Diffusion-information » coché)

 

Propagation de recherche d’un fichier à l’autre

 

Les liens créés entre les fiches permettent de propager une recherche sur plusieurs fichiers

Exemple : Recherche des professeurs (fichier « Personnes physiques ») des écoles municipales de musique (fichier « Formation-service-industrie »)

 

1. Rechercher, dans le fichier « Formation-Services Industries », toutes les écoles municipales de musique

 

2. Mémoriser la liste obtenue

 

3. Cliquer sur le bouton  afin d’ouvrir un autre fichier.

 

4. Sélectionner le fichier des personnes physiques puis cliquer sur le bouton « Fiches liées à celles de la liste courante ».

 

La liste de personnes physiques obtenue n’est pas celle des professeurs liés aux écoles de musique municipales, mais la liste de toutes les personnes liées à ces établissements (directeurs, contacts, enseignants,...)

 

Il faut donc restreindre cette liste de personnes physiques à celle des professeurs uniquement

 

5. Rechercher dans cette liste les professeurs de musique

 

Cocher le bouton « Sélection » dans la zone « Champ de la recherche » afin de restreindre la recherche à la liste précédente.

 

La liste ainsi obtenue sera la liste des professeurs de musique exerçant dans les écoles municipales de musique


 

Les sélections

 

 

Enregistrement et ouverture d’une sélection

 

Il est possible d’enregistrer et de nommer des listes de fiches sélectionnées en utilisant la commande « Nommer la sélection » du menu « Sélection »

 

Ainsi, le résultat d’une recherche peut être enregistré afin d’être utilisé plus tard à l’aide de la commande « Ouvrir une sélection » du menu « Sélection »

 

Exemple : Les musiciens des harmonies, batteries-fanfares (HBF) sont fréquemment recherchés. Plutôt que d’effectuer à chaque fois une recherche sur les HBF puis de rechercher les personnes physiques liées et enfin de restreindre cette liste de personnes aux musiciens, il sera plus rapide d’ouvrir une sélection préalablement enregistrée

 

Remarques :

Dans le logiciel, les fiches sont numérotées. La sélection mémorise uniquement les numéros des fiches et non leur contenu

 

L’enregistrement de cette série de numéros présente l’avantage « d’appeler » les fiches et donc de les voir apparaître telles qu’elles ont été validées lors de leur dernière modification

 

En revanche, les sélections sont caduques après une fusion de datas : les numéros ne désigneront plus les mêmes fiches

 

C’est la raison pour laquelle les sélections ne sont fiables qu’à très court terme et sont à utiliser pour une tâche précise puis à supprimer ensuite

 

Il est important de rappeler que lors de l’ouverture d’une sélection, il faut d’abord ouvrir le fichier correspondant à la sélection

 

Exemple : pour ouvrir la sélection des musiciens d’harmonie, se placer sur le fichier des personnes physiques

Enfin, les nouvelles fiches saisies ne se retrouvent évidemment pas dans les sélections enregistrées


Combinaison de sélections

 

La commande « Combiner des sélections » du menu « Sélection » permet d’effectuer des croisements de deux sélections préalablement enregistrées

 

 

 

Charger A

 

Charge une sélection préalablement enregistrée

Charger B

 

Charge une sélection préalablement enregistrée

Réunion A + B

 

Affiche la totalité des fiches des deux sélections

Différence A - B

 

Affiche les fiches du groupe A qui ne sont pas communes avec le groupe B

Exemple : rechercher les maires (A) qui ne sont pas conseillers généraux (B)

 

Intersection

 

Affiche les fiches communes aux deux sélections chargées

Exemple : rechercher tous les maires qui sont aussi conseillers généraux

 

Différence B - A

 

Affiche les fiches du groupe B qui ne sont pas communes avec le groupe A

Exemple : rechercher les conseillers généraux (B) qui ne sont pas maires (A)

 

Nommer la liste résultat…

 

Enregistre le résultat obtenu sous la forme d’une sélection

 


Les éditions

 

Le logiciel RMD intègre un module de traitement de texte permettant d’obtenir des éditions sous forme d’étiquettes, de listes, de tableaux et de monographies

Ces éditions s’obtiennent, à partir du format liste d’un fichier, à l’aide du menu « Documents »

 

Les listes standard

 

La liste standard est un format d’édition prédéfini grâce auquel il est possible d’éditer une liste de fiches sélectionnées

 

Il est possible d’apporter un titre à la liste et d’y joindre :

-         la liste des contacts d’une structure ou d’un ensemble artistique

-         les informations saisies en « commentaires »

-          les indexations des fiches concernées

 

Ecran

 

Titre du Document :

Nature :

Zone texte permettant de faire apparaître un titre au sommet de la liste

 

Joindre les indexations :

Nature :

Liste des indexations que l’on souhaite voir apparaître sur la liste

 

Contenu de la liste :

Nature :

Boîtes à cocher permettant d’afficher un complément d’information :

 

Exemple : contact(s) : Dupond Gilles / Implantation : Puy-de-Dôme / Activité(s) : salle polyvalente, etc...

 

Insérer la zone commentaire : possibilité d’éditer les commentaires saisis

 

Joindre la liste des contacts : possibilité de faire apparaître la liste des personnes physiques liées et indexées comme contacts

 

Filtres :

Nature :

Boîtes à cocher permettant d’afficher ou non un complément d’indexation

 

Réduire aux index issus de la recherche préalable : fonction permettant, suite à une recherche, de ne faire apparaître que les indexations issues de la recherche

 

Exemple : suite à une recherche sur les écoles de musique apparaissent également les écoles de musique et de danse. En cliquant sur cette boîte, seule l’activité « école de musique » apparaîtra, sinon toutes les activités de la structure figureront sur la liste

 

Ne pas réduire la liste des contacts : lorsque la fonction « Réduire aux index issus de la recherche préalable » est activée, la liste des contacts est également réduite à cette recherche

Le fait d’activer la fonction « ne pas réduire la liste des contacts » permet de faire figurer toutes les personnes physiques liées en tant que contact lorsque la fonction précédente est sélectionnée

 

Adresses évaluées selon la fonction :

Bouton permettant d’accéder à un dialogue qui permet d’orienter le choix de la sélection :

 

·        utiliser l’adresse par défaut (soit l’adresse professionnelle, soit l’adresse professionnelle qui se distingue de l’adresse professionnelle de la fonction)

·        utiliser l’adresse de la fonction

 

Annuler : Annule l’édition de la liste

 

Imprimer : Imprime la liste (possibilité d’afficher un aperçu avant l’impression)


Les monographies

 

Les monographies sont des formats d’édition dans lesquels il est possible de créer des modèles de présentation des informations

 

La création d’un modèle ou matrice, permet de sélectionner les informations qui seront éditées et d’obtenir une mise en page originale

 

Les informations peuvent être ensuite soit directement imprimées ou être enregistrées sous un fichier informatique sous un format spécifique à 4D Write. Vous pouvez donc ouvrir la monographie par le traitement de texte afin d’y apporter d’éventuelle modification concernant la présentation, la typographie...

 

 

En premier lieu, faire la recherche des fiches qui apparaîtront dans votre  monographie.

Une fois la liste obtenue, aller dans le menu « Documents » puis sélectionner « Monographie » ou cliquer sur le bouton :

 

Ecran

 


Utiliser une matrice de monographie déjà définie

 

Titre du document :

Nature :

Zone texte permettant de faire apparaître un titre au sommet de la monographie

 

Choix de la matrice d’édition :

Nature :

Sélection d’un format pré-enregistré

Automatisme :

Menu déroulant affichant la liste des formats pré-enregistrés

 

Sélectionner la matrice dans le champ « Matrice d’édition »

Cliquer sur le bouton « enregistrer ». Nommer le fichier qui contiendra la monographie ainsi créée, et enregistrée dans le dossier « RMD_write » par défaut

NB : Si vous cliquer sur « enregistrer sous », vous avez la possibilité de choisir l’emplacement du fichier exporté

 

 

Indiquez le nom et choisissez le format du fichier exporté

Vous pouvez convertir directement la monographie au format « rtf » en sélectionnant l’option « Texte avec typographie » dans le type de format. Le fichier ainsi créé pourra être lu par un logiciel de traitement de texte standard type Word / Claris...

 

Vous pouvez également via le menu « Documents » puis « Traitement de texte » retravailler directement la monographie avec le traitement de texte 4D Write intégré au logiciel


Créer / Modifier / Importer / Exporter des matrices

 

Cliquer dans la barre « Ajouter-modifier… »

 

La liste détaillée des monographies disponibles est affichée

 

Cet écran permet :

- d’importer une matrice préalablement enregistrée

- d’exporter une des matrices issues de cette liste

- de créer une matrice et de l’ajouter à la liste (voir plus loin)

- de revenir à l’écran principal

 

Vous pouvez modifier une matrice déjà existante en double-cliquant sur la ligne correspondante


Création d’une nouvelle matrice 

 

Cliquer sur « Ajouter-modifier… » puis « Ajouter ». Un modèle vierge apparaît :

 

Cliquer ensuite dans le menu « Affichage » sur « Références »

 

Nom de la matrice pour :

Permet de nommer le modèle de monographie

 

Commentaires :

Possibilité de préciser le nom de l’auteur, la date, ainsi que le fichier pour lequel la matrice a été créée

A noter qu’une matrice n’est utilisable qu’après avoir ouvert le fichier à partir duquel elle a été créée

 

Insérer rubrique :

Cette fenêtre présente la liste des champs qu’il est possible d’insérer dans la matrice (également disponible à partir de la commande « insérer une rubrique » du menu « Base »)

Il est important de bien veiller à n’insérer que les champs contenus dans le fichier actif

Raccourci : Placez la souris dans la zone texte puis sélectionner « Clic droit » si vous avez une souris avec deux boutons ou « Ctrl + clic » sur Mac

Insérer indexations et macros

Vous pouvez insérer par le bouton « insérer indexations et macros » des indexations ou des fonctions macro-commandes prédéfinies dans votre monographie

 

Cette fenêtre présente des formats pré-enregistrés nommés « macros ».

Une macro est une série de commandes d’un logiciel que l’on peut pré-programmer afin de simplifier les tâches.

 

 

Cette fonction est également disponible à partir de la commande « insérer une commande 4D » du menu « Insertion ».

 

La mise en page, le choix des caractères ainsi que leur taille sont modifiables comme dans un traitement de texte

 

Valider votre modèle avec la touche  pour l’enregistrer

 

Il vous est possible d’exporter des matrices créées ou modifiées, et de les importer lorsque vous en avez besoin. Pour cela, dans la boîte de dialogue « Créer une monographie avec », cliquer la barre « Ajouter, modifier, importer, exporter des matrices » puis cliquer sur le modèle à exporter puis « Exporter ». Même chose pour importer une matrice

 

Création d’une matrice combinant plusieurs fichiers

 

Il est possible de créer une monographie concernant plusieurs fichiers

 

Exemple : on veut éditer une monographie des professeurs de piano (modèle pour personne physique) ainsi que leur lieu d’enseignement (modèle pour Formation-Services-Industries)

 

Faire la recherche des professeurs de piano, créer votre modèle de monographie sur le fichier des personnes physiques

 

Avant de valider votre modèle, sélectionner dans la boîte de dialogue rouge "Modèle pour" le fichier Formation Service Industrie. Le nom de la monographie reste le même mais un nouvel espace de saisie apparaît. Cliquer à nouveau dans le menu « Affichage » sur « Références »

 

Sélectionner comme dans les cas précédents les champs qui concernent le fichier FSI que vous souhaitez voir figurer sur la monographie, puis valider le modèle. A l’édition, les rubriques de l’un et l’autre fichier apparaîtront à la suite


Filtres

 

Nature :

possibilité de réduire ou d’ajouter des informations

Automatisme :

boîtes à cocher

 

- Personnes physiques seulement si contact : cette fonction permet de ne faire apparaître que les personnes physiques liées comme contact à une fiche personne morale ou activité

 

- Réduire aux index issus de la recherche préalable : cette fonction permet, suite à une recherche, de ne faire apparaître que les indexations issues de la recherche (voir également la partie « Listes standard »)

 

- Ne pas réduire la liste des contacts : lorsque la fonction « Réduire aux index issus de la recherche préalable » est activée, la liste des contacts est également réduite à cette recherche

 

Le fait d’activer la fonction « ne pas réduire la liste des contacts » permet de faire figurer toutes les personnes physiques liées en tant que contact lorsque la fonction précédente est sélectionnée (voir également la partie « Listes standard »)

 

Saut de page entre 2 fiches principales :

Automatisme

boîte à cocher permettant de ne faire figurer qu’une fiche par page

 

Enregistrer

Enregistrement de la monographie dans un fichier.

Le format du fichier est à sélectionner : (format 4D Write, rtf, txt, html…)

Le fichier sera automatiquement généré dans le répertorie « RMD_Write »

 

Enregistrer sous :

Enregistrement de la monographie en vue d’une importation dans un traitement de texte

L’utilisateur choisit le répertoire d’enregistrement sur le disque dur.

 

Annuler : Annule la création de la monographie

 

Imprimer : Imprime immédiatement la monographie (pas d’aperçu possible)

 

Attention  : la commande « imprimer » imprime directement la liste des fiches du fichier ouvert. Si le fichier est ouvert sur toutes les fiches, la totalité du fichier sera imprimée. Pensez à bien vérifier au préalable que la liste des fiches est réduite à la sélection que vous souhaitez imprimer


Les états semi-automatiques

 

L’éditeur d’état a pour fonction de créer un document de travail sous forme de tableau

Ce document peut soit être imprimé immédiatement, soit faire l’objet d’un enregistrement sous forme de fichier informatique au format ASCII (lisible par Word ou Excel)

 

Ecran

 

Utilisation

 

Sélection des champs :

Faire glisser les champs souhaités vers le cadre situé au bas du masque de saisie.

 

Ordre de tri :

Un tri des champs est également possible si vous les faites glisser vers le cadre central (ils apparaîtront dans le cadre du bas dans l’ordre précisé dans le cadre central)

Vous pouvez modifier le tri (croissant / décroissant) en cliquant sur le curseur situé à droite du nom du champ.

 

Colonne :

Il est possible, à partir de cette option, de définir les paramètres des colonnes :

-         Triée : les colonnes sélectionnées seront triées et leur nom apparaîtront dans la liste de tri ;

-         Valeurs r : les valeurs contenues dans les champs seront répétées dans une colonne triée ;

-         Largeur auto : par défaut, les colonnes ont une largeur automatique. Pour modifier la largeur d’une colonne, il suffit de la sélectionner, de décocher cette boîte, puis de redimensionner la colonne à l’aide du pointeur de la souris.

 

Vous pouvez également ajouter et supprimer des colonnes en utilisant les commandes du menu « Edition ». Le type de caractères, ainsi que le style (gras, souligné,...) peuvent être modifiés grâce aux commandes des menus « Police » et « Style ».

 

Il est ainsi possible de faire apparaître sur un état les valeurs d’indexations posées.

Pour cela, en utilisant le menu « Edition », sélectionner l’option « insérer colonne ». La fenêtre ci-dessous apparaît. Taper la commande « WR_Prepare » dans l’éditeur de formule :

 

 

Renouveler cette opération (menu Edition / insérer colonne) et poser cette fois dans éditeur de formule les indexations que vous souhaitez voir en respectant les noms ci-dessous :

 

WrImplant      correspond à    l’indexation « implantation »

WrRayon       correspond à    l’indexation « rayonnement »

WrActPM      correspond à    l’indexation « activité de la personne morale »

WrActPP        correspond à    l’indexation « activité de la personne physique »

WrGenre        correspond à    l’indexation « domaine artistique »

WrDiscip        correspond à    l’indexation « discipline/instrument »

WrDistinct     correspond à    l’indexation « distinction »

WrLiens         correspond à    l’indexation « index collectif »

WrSupport     correspond à    l’indexation « support »

WrMotClé     correspond à    l’indexation « mot clé »

 

Sauvegarder un état :

Pour sauvegarder le tableau obtenu sous forme de fichier au format « TXT » (ASCII), sélectionner dans le menu « Fichier » / « Destination d’impression » le terme « Fichier ».

Sélectionner ensuite dans le menu « Fichier » la fonction « Imprimer »


Les étiquettes

 

La commande « Etiquettes » est un format d’édition prédéfini grâce auquel il est possible d’éditer les fiches sélectionnées sous forme d’étiquettes

 

 

Formulaire automatique « etiket »

 

Un formulaire d’étiquettes pré-paramétré existe et s’applique à une planche d’étiquettes aux dimensions standards sur 2 colonnes. Sous vous l’utilisez, il n’est pas nécessaire de créer de modèle d’étiquettes. Il vous faut seulement sélectionner « Etiket » dans le cadre nommé « formulaire à utiliser »

 

Précisions :

     - lorsque vous changez de fichier, il est nécessaire de resélectionner « Etiket », même si cette fonction paraît déjà sélectionnée

     - il en est de même si un format de planche a été enregistré à partir d’un fichier (« personnes morales » par exemple) et qu’il est chargé à partir d’un autre fichier (« personnes physiques »)

 


Formulaire manuel

 

L’avantage ici peut être de personnaliser le format d’étiquette en définissant son propre formulaire (taille, police de caractère, style…)

 

Pour un formulaire personnalisé, sélectionner dans « formulaire à utiliser » l’option « pas de formulaire ». Faites ensuite glisser les rubriques depuis la fenêtre « Liste des champs » dans la partie droite où vous visualisez l’étiquette

 

NB : Maintenir appuyer sur la touche Alt tout en glissant le champ sélectionner dans le bloc d’étiquette permet d’insérer les champs dans le même bloc (utile pour la gestion automatique des sauts de ligne)

 

Il est nécessaire de se construire et d’enregistrer un formulaire par fichier (« personne morale », « personne physique », « artiste »…)

 


Paramétrage de la planche d’étiquettes

 

Sélectionner l’onglet « Planche ».

Cet écran permet de configurer la mise en page selon le format de vos planches d’étiquettes

 

Il est conseillé d’enregistrer les paramètres du format d’étiquettes afin d’éviter de le saisir à chaque nouvelle édition.

 

Pour cela il suffit de configurer la mise en page et de cliquer sur « Enregistrer... »

 

Enregistrez vos formats d’étiquettes sous un dossier que vous nommerez par exemple « éditions »

 

Enfin, pour utiliser un format d’étiquettes que vous avez enregistré, cliquez sur le bouton « Charger... ».


Traitement de texte

 

Le logiciel RMD intègre la possibilité de créer un modèle de courrier en vue d’un envoi en nombre et ce à partir des informations sélectionnées dans la base de données

 

Création d’un modèle de courrier

 

La commande « Traitement de texte » vous permet de rédiger votre courrier selon vos normes habituelles.

 

Dans la perspective d’un publipostage (ou fusion), une macro 4D permet de créer une zone « destinataire » sur votre modèle de courrier.

 

N.B.: une macro est une série de commandes d’un logiciel que l’on peut pré-programmer afin de simplifier les tâches. Cette macro s’obtient dans le menu « Insertion », en cliquant sur « Expression 4D ».

 

 


Exemple :

 

L’écran ci-contre présente l’insertion de la macro « Adresse & destinataire » et de la macro « Politesse / titre usuel du destinataire »

 

En sélectionnant « Références » dans le menu « Insertion », vous ferez apparaître les valeurs contenues dans la macro « Adresse & destinataire »

 

Les guillemets vides (correspondant à la macro WR_Prepare visible dans l’illustration ci-dessus) disparaissent à l’édition

 

Vous pouvez ainsi réaliser vos mailings directement à partir de cette fonction, en imprimant directement les courriers, ou en les enregistrant


Modifications et suppressions

 

 

L’indexation des fiches et les liens existant entre plusieurs fiches implique que certaines modifications sont reportées au niveau de plusieurs fichiers.

 

Exemple : la modification du nom usuel d’une fiche « Personne morale » est reprise dans les fiches d’indexation et de lien. Ce nom usuel modifié apparaîtra également au niveau des fiches liées

 

Ainsi est-il nécessaire de respecter les procédures de modification et d’effacement afin d’éviter toute incohérence au niveau des liens

 

 

Modification du contenu d’une fiche

 

 

Modification du nom usuel d’une fiche

 

Modifier directement l’intitulé dans le champ « Nom usuel »

La modification sera automatiquement reportée au niveau du nom usuel correspondant dans les fiches de « liens et index ». Ainsi aucun lien, ni aucune indexation ne seront perdus

 

Attention : ne pas utiliser la fonction « effacer » pour effacer la fiche et la ressaisir avec les modifications. Cette opération, inutile dans le cas d’une modification, risquerait de fausser les liens

 

Modification du contenu d’une fiche (adresse, téléphone...)

 

Modifier directement l’intitulé dans le champ concerné

 

Remarque : dans le cas d’une modification d’un champ d’une fiche "personne morale" que l’on souhaite voir reportée dans un fichier activité (nom complet, adresse, téléphone...), la modification n’étant pas reportée automatiquement, il convient de veiller à modifier également, le cas échéant, les informations contenues dans les fiches activités liées

 

Modification de l’indexation d’une fiche

 

1. Cliquer sur l’onglet « Liens & index » de la fiche concernée ;

2. Double cliquer, dans la liste affichée sur la fiche de liens et index à modifier

3. Remplacer la valeur de la table concernée par la modification

4. Valider.


Modification d’un lien

 

Deux cas de figure se présentent :

 

1. Le lien n’existe plus (effacer)

 

Exemple : Un Maire a perdu son mandat

 

- Si cette personne n’a aucun autre lien dans la base de données avec d’autres fiches, il convient d’effacer sa fiche ainsi que le lien (voir "Suppression" plus loin)

 

- Si cette personne est par ailleurs liée à une autre structure, il convient d’effacer uniquement le lien qui concernait la mairie :

 

a) A partir de la fiche « personne morale » « mairie », cliquer sur l’onglet « Liens & Index »

 

b) Double-cliquer, dans la liste affichée sur la fiche de liens et index à effacer

c) Cliquer sur le bouton .

 

2. Une des fiches liées est remplacée par une autre fiche

 

Exemple : M. Jean DUBOIS a perdu son mandat de Maire de Sainte Marie au profit de M. Bertrand DUVAL

 

- Si Jean DUBOIS est par ailleurs lié à d’autres fiches de la bases de données, sa fiche « personne physique » doit être conservée, seul le lien à la mairie doit être modifié :

 

a) A partir de la fiche « personne morale » MAIRIE STE MARIE, cliquer sur l’onglet « Liens & Index »

 

b) Double-cliquer, dans la liste affichée sur la fiche de liens et index à modifier

 

  c) Effacer le nom usuel « DUBOIS JEAN » afin de saisir « DUVAL BERTRAND »

(et créer sa fiche « personne physique » s’il n’est pas déjà enregistré dans la base)

 

d) Modifier si besoin les indexations

 

- Si Jean DUBOIS n’est pas lié à d’autres fiches, sa fiche peut également être supprimée de

la base

 

a) A partir du fichier « Personnes physiques », effacer la fiche concernée ainsi que le lien (voir « Suppression » ci-après)


Suppression

La fonction « Effacer » ne doit être utilisée uniquement dans le cas ou une fiche est supprimée et ne sera pas remplacée par aucune autre fiche (sinon il s’agit d’une modification)

 

Lorsque le bouton « Effacer » sur le fichier des « Personnes morales et opérateurs » est actionné, trois possibilités sont proposées :

Conserver les index à liens multiples

Seule la fiche active sera supprimée. Les fiches liées à celle-ci seront conservées.

Attention : les fiches de lien et d’index n’étant pas supprimées par cette opération, cela laissera apparaître le nom usuel de la fiche au niveau des liens des fiches avec lesquelles celle-ci était initialement liée

 

Effacer tous les index liés à cette fiche

La fiche active et ses fiches « liens et index » seront supprimées. Les fiches liées seront conservées

Attention : ces dernières peuvent se retrouver sans liens et sans index.

 

Effacer aussi toutes les fiches liées

Toutes les fiches liées à la fiche seront également supprimées.

Attention aux fiches à liens multiples (Exemple : une personne physique peut être liée à une autre personne morale)

 

Cause de suppression : Fiche sans objet

Toutes les fiches liées à la fiche seront également supprimées.

Attention aux fiches à liens multiples (Exemple : une personne physique peut être liée à une autre personne morale)

 

Cause de suppression : Cessation

Toutes les fiches liées à la fiche seront également supprimées.

Attention aux fiches à liens multiples (Exemple : une personne physique peut être liée à une autre personne morale)

 

Remarques : Avant de fusionner les données départementales avec la base régionale, les administrateurs régionaux doivent pouvoir contrôler les opérations réalisées par les utilisateurs départementaux avant de les valider. C’est la raison pour laquelle une fiche ne disparaît pas du fichier lorsque sa suppression a été effectuée par un utilisateur départemental : il s’agit d’une demande de suppression qui sera effective après la validation de l’administrateur. La suppression est toutefois réelle si la fiche a été créée puis effacée, sans qu’il n’y ait eu de fusion entre les deux opérations

Une suppression immédiate ne peut être effectuée que par l’administrateu
Gestion des enquêtes

 

RMD intègre un onglet « Données et Stats » sur les fichiers principaux (« Personnes morales et opérateurs », « Personnes Physiques », « Artistes », « Diffusion Information », « Formation Services Industries » et « Contenu Formation »).

Cet onglet est prévu pour l’insertion de données complémentaires, sous la forme de rubriques individualisées. L’intérêt est donc, en terme d’exploitation de faire des recherches, des éditions sur les valeurs ou rubriques définies dans cet onglet.

Une fonction d’export associée aux enquêtes permet d’exporter les données pour des traitements cartographiques ou des analyses de données (Excel, Modalisa, Access…)

 

Accéder au menu des enquêtes

 

Sélectionner le module « Gestion des enquêtes » (menu « outils ») pour accéder à la définition ou à la gestion des enquêtes.

 

 

Nouveau                     Pour définir une nouvelle enquête ;

Ouvrir                         Pour visualiser l’enquête (libellés) ;

Dupliquer                   Permet après un changement d’exercice par exemple de dupliquer l’enquête sélectionnée. Trois options sont possibles : on duplique l’enquête seulement (uniquement les libellés), on duplique l’enquête et on reconduit les libellés de l’enquête dans les fiches du précédent exercice. Enfin on reconduit à la fois les fiches et les valeurs associées dans le précédent exercice.

Importer / Exporter   Les questionnaires sont intégrés à la base de données mais peuvent être aussi  exportés ou importés (fichier ASCII) ;

Intégrer à la liste       Permet après sélection d’une enquête de l’intégrer à la liste courante de fiches RMD ;

Exporter les enquêtes permet d’exporter sous un fichier ASCII les valeurs de l’enquête.

de la liste…

Création d’une enquête

 

Ecran de saisie

 

 

Intitulé                                   Nom de l’enquête

Catégorie                               Répertoire où sera classée l’enquête

Code accès lecture/écriture  Permet de protéger la lecture ou l’écriture du questionnaire

Géré par l’administrateur     Permet la gestion (insertion, suppression) de l’enquête par l’administrateur régional même si l’enquête a été « protégée » par des codes lecture et écriture

 

NB : Les code accès lecture / écriture doivent être insérés parallèlement dans les préférences opérateur (cf. chapitre « Paramètres et préférences »)

 

              Insérer un élément du questionnaire

             Supprimer un élément du questionnaire

 

Un élément du questionnaire peut être :

-         un champ de la table courante

-         un champ de la table « Personnes morales et opérateurs »

-         un nouveau champ

Dans le cas d’un nouveau champ, insérer dans « Libellé_Donnée » le nom de la variable (40 caractères maximum) et son type (numérique / alphanumérique) ;


Ajouter un élément du questionnaire

 

 

Un élément de l’enquête peut être soit

-         une nouvelle rubrique : on indique dans ce cas son nom et son type (numérique, alphanumérique)

-         une rubrique existante de la table courante ou de la table « Personnes morales et opérateurs »

 

Insertion d’une enquête

Sélectionner l’enquête et cliquer sur le bouton « Intégrer à la liste »

L’enquête sera dès lors intégrée à toutes les fiches de la liste courante

Saisie des enquêtes

 

Une fois le questionnaire défini et intégré, l’opérateur visualise l’enquête sous forme d’un tableau dans l’onglet « Données et Stats »

Il saisit dans la colonne « Données » les valeurs correspondantes de l’enquête

 

 

Boutons de gestion de l’enquête :

 

Plusieurs enquêtes peuvent être associées à une même fiche.

Le menu « Choix du questionnaire » permet de choisir le questionnaire que l’opérateur souhaite visualiser

 

NB : Par défaut, l’onglet « Données et Stats » affiche par défaut la dernière enquête insérée sur la fiche

Supprime l’enquête de la fiche (questions et données)

Donne accès à la gestion des enquêtes

Affichage du code correspondant à l’implantation principale de RMD et visualisation du code INSEE associé

 


Export des enquêtes

 

La fonction « Exporter les enquêtes de la liste » exporte l’enquête intégrée sur toutes les fiches de la liste courante. Le fichier d’export est un fichier ASCII au format « txt »

 

La fonction « Enregistrer » place ce fichier par défaut dans le répertoire « Rmd_stat » ;

La fonction « Enregistrer sous » propose de placer ce fichier à l’endroit voulu par l’utilisateur

 

Résultat :

 

Millésime

Insee

[Artiste] Effectif_Artistique

Moins de 20 ans (%)

Entre 21 et 40 ans (%)

Entre 41 et 60 ans (%)

Plus de 60 ans (%)

2003

63113

2000

40

30

20

10

2003

63113

100

40

20

30

10

2003

43040

50

10

20

30

40

 

Le fichier d’export, au format texte, pourra être lu et retraité par des logiciels standards ou spécialisés (Word, Excel, Access, Modalisa…) à l’initiative des partenaires.


Fonction de recherche sur les enquêtes

 

La recherche sur les enquêtes est accessible via le formulaire de recherche classique (bouton « Données / Stats des enquêtes ») ou directement via le menu « Sélection » fonction « Chercher par les enquêtes »

 

 

Deux options sont possibles :

 

1 - On recherche les fiches où l’enquête est présente :

 

2  - On effectue une recherche une question de l’enquête :

 

 

Cliquer sur le bouton « + » au niveau de l’enquête afin de décliner toutes les questions. Sélectionner la question, compléter la valeur souhaitée et cliquer sur « Chercher »


Edition des enquêtes

 

Les enquêtes peuvent être aussi éditées dans un publipostage ou une monographie

 

Via le module de création de monographie, le bouton « Insérer indexations et macros » présente dans la partie gauche « Macros » une ligne « Enquêtes et Stats »

 

Cliquer sur cette option pour insérer une enquête :

 

 

Un dialogue apparaît pour sélectionner l’enquête à insérer. On peut également une partie du questionnaire en sélectionnant uniquement une question

L’option « paramétrage complémentaire » propose par défaut d’insérer l’intitulé de la question .

et la valeur associée. On peut également insérer uniquement la valeur sans joindre l’intitulé


Paramètres et préférences

 

RMD permet de définir et de paramétrer quelques options d’utilisation par défaut

Ces « préférences utilisateur » seront stockés dans un fichier annexe à la base de données dans le sous-répertoire de RMD « RMD_ANX »

Ce fichier sera chargé à chaque lancement du logiciel

Pour définir vos préférences, depuis la page d’accueil, sélectionner dans le menu fichier « paramètres et préférences »

 

Une fenêtre « opérateur » avec trois onglets s’affiche :

-         Paramètres

-         Préférences

-         Accréditations - Interventions

 

Paramètres

 

 

Identification de l’opérateur

La zone de rattachement, le code opérateur et sa désignation sont des fonctions gérées par l’administrateur régional qui déclare sous la forme d’un code (unique) chaque opérateur de saisie sur la base régionale

 

Paramètres

Titre de l’application sur la page de garde    Personnalisation de la page d’accueil du logiciel

Code expéditeur (NPAI / étiquette standard)         Code identifiant pour les envois à partir de RMD

Code implantation par défaut                         Valeur par défaut sur la table implantation pour les recherches et les indexations


Préférences

 

 

 

 

Affichage des listes de nomenclature

3 modes sont possibles : indicée, alphabétique et hiérarchique

 

Options de recherche par défaut

L’opérateur définit par défaut les options de recherche (cf. chapitre « fonctions de recherche »)

 

Suppression virtuelle des fiches : Cessation d’activité

Selon le choix défini, les fiches marquées en « cessation » seront masquées ou apparaîtront dans les listes de RMD

Si l’utilisateur choisit « Afficher les cessation », les fiches marquées en cessation se visualisent immédiatement depuis la colonne « Statut »

 


Accréditations - Interventions

 

 

 

Suivi des interventions

Fonction réservée à l’administrateur

Activation de l’historique de saisie et paramétrage des suivis des interventions de l’opérateur (validation/ transfert)

 

Opérateur culturel

La boite « Activer la gestion du niveau « opérateur culturel » » permet de déclarer l’utilisation des opérateurs dans RMD

N.B : l’utilisation des opérateurs doit se faire après une fusion régionale et être active pour l’ensemble des opérateurs de la base régionale

 

Code d’accès aux questionnaires, enquêtes et données statistiques

Cf. le chapitre « Gestion des enquêtes »

Lorsque l’on « protége » une enquête avec un code lecture et/ou écriture, les codes doivent être déclarés dans les préférences. Ainsi, seul les opérateurs qui auront déclarés ces codes dans leurs préférences auront accès au questionnaire ou à l’enquête et aux données renseignées